Klaus Eck Klaus Eck ist freier Kommunikationsberater und einer der führenden Corporate-Influencer-Experten in Deutschland. Er ist Social-Media-Pionier, Buchautor und Content-Marketing-Profi. Zu seinen Hauptaufgaben gehört die strategische Begleitung von Corporate-Influencer-Programmen. Seit Februar 2020 moderiert er regelmäßig das Corporate Influencer Breakfast und hat mehr als 60 Talks mit Gästen initiiert, in denen diese über ihre Erfahrungen mit Personal Branding, Corporate Influencern und CEO-Kommunikation berichten.

Unproduktive E-Mail-Junkies

1 Minuten Lesedauer

Wie viel Zeit verlieren Sie jeden Tag, wenn Sie zwischendurch eine neue E-Mail aufrufen, mit einer Kollegin direkt sprechen oder einen Telefonanruf entgegennehmen, während die SMS auf Ihrem Handy erscheint? Jeden Tag wird eine enorme Produktivität in den Unternehmen zerstört, weil es bislang keine vernünftige Arbeitsorganisation gibt, die dem Information Overload, dem wir ständig ausgesetzt sind, Rechnung zu tragen. Jürgen von Rutenberg hat in der vergangenen Woche in der Wochenzeitung "Die Zeit" einen genialen Artikel über den "Fluch der Unterbrechung" veröffentlicht.

Vor lauter Unterbrechungen verlernen wir das Arbeiten, heißt es in dem Artikel. So haben Wissenschaftler am Londoner King’s College im Jahre 2005 herausgefunden, wie sehr die Leistungsfähigkeit der E-Mail-Leser beeinträchtigt wird. Im Rahmen ihrer Studie verabreichten Sie einer Kontrollgruppe von Probanten die Droge Marihuana, während die andere Gruppe dem normalen E-Mail-Strom ausgesetzt war. Anschließend erhielten beide Gruppen diesselben mittelschweren Aufgaben. Und nun raten Sie einmal, wer die Aufgaben besser lösen konnte? Tatsächlich waren die Kiffer leistungsfähiger als die E-Mail-"Junkies", wenn auch bei weitem nicht so gut wie Nüchterne ohne E-Mail-Empfang.

Die Computerwissenschaftlerin Gloria Mark von der University of California hat im Jahr 2004 die Arbeitsabläufe von Managern untersucht. Dabei fand sie heraus, dass Büroarbeiter sich nach jeder Unterbrechung erst einmal zwei anderen Aufgaben zuwenden, bevor sie sich (etwa 25 Minuten später) mit der ursprünglichen Tätigkeit beschäftigen. Alle 11 Minuten werden wir laut der US-Analyse unterbrochen und verlieren dadurch unsere Aufmerksamkeit für einen Arbeitsvorgang. Kein Wunder, dass es eine Slow-E-Mail-Bewegung gibt, die uns auffordert, E-Mails nur noch zweimal am Tag zu lesen.

Wie halten Sie es mit Ihrer Arbeitsorganisation? Lassen Sie sich nicht auch von den hereinströmmenden E-Mails ablenken? Eine gewisse Chance, die uns häufig überfordernden Informationsfluten einigermaßen zu bewältigen, sehe ich in einer geschickten Kombination von Taggging, Social Bookmarkingt und RSS-Feeds und (aus Nutzersicht) im generellen Abschied vom E-Mails-Newsletter in der Mailbox.

Klaus Eck

>> Die Zeit: Der Fluch der Unterbrechung

technorati tags:Newsletter, E-Mails, Management, Blogs, Business, Arbeitsorganisation, Zeitmanagement, RSS

Klaus Eck Klaus Eck ist freier Kommunikationsberater und einer der führenden Corporate-Influencer-Experten in Deutschland. Er ist Social-Media-Pionier, Buchautor und Content-Marketing-Profi. Zu seinen Hauptaufgaben gehört die strategische Begleitung von Corporate-Influencer-Programmen. Seit Februar 2020 moderiert er regelmäßig das Corporate Influencer Breakfast und hat mehr als 60 Talks mit Gästen initiiert, in denen diese über ihre Erfahrungen mit Personal Branding, Corporate Influencern und CEO-Kommunikation berichten.

10 Replies to “Unproduktive E-Mail-Junkies”

  1. Interessanter Beitrag und ja, ich kann das (leider) nur bestätigen, man lenkt sich mit E-Mails und Blogs nur allzu gern vom Alltagseinerlei ab – aber das ist ja in den meinesten Fällen selbst gewählt, ich kann das technische Ding ja auch ausschalten oder ignorieren.
    RSS-Reader etc. helfen einem vielleicht, die Informationsflut besser zu strukturieren und zu sortieren, das Kernproblem der mangelnden Konzentration bzw. Tiefgründigkeit wird dadurch allerdings nicht gelöst, da auch sie durch ihre permanente Aktualisierung zur „Unterbrechung“ verleiten.
    Ich beschäftige mich gerade in einem anderen Zusammenhang sehr stark mit dem Thema Sucht. Und sehe da extrem viele Parallelen (Impulsfrequenz, Angst, etwas zu verpassen, Freude auf neue Nachrichten, Impulshandlungen, Bestätigung etc.), aber das wollen sich die wenigsten „User“ wohl selber eingestehen … die Crachberrys der Nation 😉
    Mitunter muss ich schmunzeln, über ältere Vorgesetzte, die sich die Mails ausdrucken und in die Vorlegemappe legen lassen, um sie in aller Ruhe zu lesen – mittlerweile kann ich dem sehr viel Positives abgewinnen.
    Die von Herrn Rutenberg angesprochenen Fragen: „Brauchen wir mehr Fortschritt oder vielleicht mehr Rückschritt? Upgrading oder Downgrading?“ Kann ich nur mit „Ja“ beantworten. Eine Entschleuning halte ich ebenfalls für wünschenswert, aber wer wird letztlich den Fortschritt aufhalten können?
    Insofern heule auch ich nur mit den Wölfen

  2. Themen, die im Umgang mit dem Informationsflut in Zukunft vermutlich eine zentrale Rolle spielen werden: Eigenes Zeit- und Informationsmanagement und Medienpädagogik.
    Ich übe mich jetzt auch besser in medialer Enthaltsamkeit 😉

  3. Der Online-Dialog ist natürlich ebenfalls verführerisch, zumal wenn er fruchtbar ist. Dazu gehören eben nicht nur die Instant Messenger, sondern auch Blog-Kommentare. *g*
    In vielen Unternehmen könnte man sofort mit Hilfe von Blogs und RSS neue Prozesse installieren, die die Zahl der Newsletter und Projekt-Mails auf ein Minimum reduzieren. In dieser Hinsicht bin ich beratend tätig.
    Erst gestern hat mir eine Kundin erzählt, wie toll es sei, wenn E-Mails an zehn Personen im Unternehmen verschickt werden, in denen nur gefragt wird: „Wo finde ich eigentlich den Text zu xyz in unserer Datenbank?“ Daraufhin werden 9 von 10 von ihrer eigentlichen Arbeit abgelenkt und beantworten die Frage vermutlich mehrfach, nur weil jemand mit einer Datenbank nicht umgehen kann… Insofern geht es wirklich um eine Verhaltensänderung in den Unternehmen. Doch ein Stück weit, ist hierbei auch eine logistische Konzeption erforderlich, um die Infoflüsse neu zu ordnen.

  4. Aha! Ich glaube, wir könnten tatsächlich ins Geschäft kommen, habe da ein paar Ideen. Melde mich. Sie werden überrascht sein 🙂

  5. Nun ja, man muss sein E-Mailprogramm ja nicht auf minütliche Abfrage der E-Mails stellen und womöglich die neue Mail gleich in den Vordergrund poppen lassen – vielleicht noch mit einem angenehmen Begleitsound. Wer das macht, der will gar nicht arbeiten 🙂
    Dass SMS extrem stören können, habe ich auch schon gemerkt – an anderen, denen ein SMS offensichtlich wichtiger ist als das Gespräch mit mir.
    Beim Arbeiten sollte das Handy auf stumm stehen – allenfalls der Vibrationsalarm ist erlaubt 🙂 Damit hat eine SMS keine Chance, durchzudringen.
    Feed-reader sind am besten geeignet, unaufdringlich im Hintergrund. Und nur da, wenn man sie aufruft.
    Das kann man doch alles ca. dreimal am Tag in einem Stück erledigen: E-Mail abrufen, SMS kontrollieren, Anrufbeantworter abhären und Feeds lesen. Am besten zu festen Zeiten: in der Früh, vor dem Mittagessen und am frühen Nachmittag. Dauert lang genug, aber danach kann man sich wieder ungestört konzentrieren. (Solange, bis ein Kollege ins Zimmer schneit 🙂 Aber um Gottes willen doch nicht jede E-Mail oder SMS beantworten, sobald sie reinkommt, da wird man ja wahnsinnig.
    Gruß
    Peter

  6. Ich wiederhole gerne, dass „Getting Things Done“ von David Allen genau mit dieser Problematik fertig wird. Als bis dato frustrierter Zeitmanagement-Junkey ist GtD für mich die zeitgemäße Methode. Dafür brauche ich übrigens keine Technologie – auch wenn man durch vom zusätzlichen Einsatz von Technologie zusätzlich profitiert.
    Stefan Weiß, FUTURELAB

  7. @ Stefan: Ein guter Hinweis, zumal bereits bei Amazon dazu einige Allen-Tipps zu finden sind:
    „Die Dinge geregelt kriegen“, das ist für den kalifornischen Management-Berater vor allem eine Frage guter Selbstorganisation. Sein Erfolgsrezept: den Kopf konsequent entlasten, indem man ein funktionierendes „äußeres“ Ordnungssystem aufbaut. Dies setzt voraus, dass Sie
    1. alles, was zu tun ist, lückenlos erfassen,
    2. es kategorisieren (Müll? Handlungsbedarf? Jetzt gleich erledigen? Später? Delegieren?),
    3. mittels Planungshilfen wie Timer, Listen, Wiedervorlage ständig auf dem Laufenden bleiben,
    4. entscheiden, was zu tun ist, und
    5. schließlich die Dinge ganz konkret angehen und nicht etwa auf die lange Bank schieben.“
    >> http://www.amazon.de/Dinge-geregelt-kriege-Selbstmanagement-Alltag/dp/3492240607/ref=pd_sxp_f_pt/302-6731655-4646452

  8. Für den Umgang mit Newslettern habe ich mir angewöhnt, diese auf eine eigene Email-Adresse zu leiten. So kann ich Newsletter einmal am Tag, gewohnheitsmäßig meist kurz vor der Mittagspause, abrufen und werde bei der Arbeit weniger abgelenkt.

  9. Hello,
    While I was aimlessly browsing yesterday night, I came across a dating site, which had profiles
    from my country/state.
    I registered for free with them.
    Btw, the site was http://www.groovy-date-club.com
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    I could not believe this.
    I got hooked with some of the pretiest girls, whom I would never dare to aproach directly.
    What I want to know is, how are the promoters of this site, able to provide service for free?
    I wouldnt mind paying for such a great site too.
    ————-

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