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Interne Kommunikation ohne E-Mail – geht das?

Sie haben 371 neue Nachrichten nach zwei Wochen Urlaub – viele davon von Kollegen. In zahlreichen Unternehmen ist das keine Seltenheit. Willkommen in der Realität. Wie aber sieht die interne Kommunikation in Zukunft aus? Auf Nimmerwiedersehen E-Mail?

An normalen Tagen können Arbeitnehmer ihre E-Mails abarbeiten, während freier Tage hat die E-Mail-Flut freien Lauf. Was relevant oder interessant ist, entscheiden heute Kollegen oder Vorgesetzte. In zehn Jahren aber entscheiden Arbeitnehmer selbst, was für sie relevant ist. Dazu ist noch viel Arbeit nötig, denn Unternehmen müssen sämtliche Prozesse und Strukturen anpassen.

Status quo: interne Kommunikation heute

Unternehmen haben mittlerweile erkannt, dass es sich lohnen kann, in Social Media aktiv zu sein, vielleicht sogar mit einem eigenen Blog. Intern jedoch hinken die meisten dieser Entwicklung hinterher.

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Nach wie vor dominieren „klassische“ Medien, wenn es darum geht, die eigenen Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten: Intranet, E-Mail, Telefon, Mitarbeiterzeitung und sogar Fax oder Brief. Abstimmungsprozesse nehmen dabei viel Zeit in Anspruch. One to one- oder One to many-Kommunikation ist an der Tagesordnung, die Unternehmenskommunikation fungiert oft als Gatekeeper. Daher findet häufig der „Flurfunk“ mit persönlichem Austausch regen Anklang.

In Bezug auf Enterprise 2.0 steckt die interne Kommunikation in Deutschland meist noch in den Kinderschuhen – wenn überhaupt. Häufig werden die Enterprise 2.0-Ansätze von Mitarbeitern oder Führungskräften nicht akzeptiert. Zudem ist es oft schwierig, externe Mitarbeiter einzubinden, da sie aus rechtlicher Sicht in der Regel nicht alle internen Informationen erhalten dürfen.

Ein Blick in die Glaskugel: interne Kommunikation in zehn Jahren

shutterstock_44186620Cloud-Working ist das Stichwort, wenn es um die Zukunft des Arbeitslebens geht. Individuell auf die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen angepasst, werden interne Social Media-Plattformen die Basis des Wissensaustauschs und der Arbeit darstellen. Persönliche Begegnungen werden in diesem Netzwerk fortgesetzt oder sogar ersetzt. Entsprechend hoch wird der Vernetzungsgrad der Mitarbeiter sein.

Wissen zu teilen, statt es für sich selbst zu behalten, wird selbstverständlich sein. Nur so kann das im Unternehmen vorhandene Wissen richtig genutzt werden. Offene Diskussionen können entstehen, jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, sich persönlich weiterzuentwickeln.

Auch prägen die Mitarbeiter die Kultur eines Unternehmens wesentlich stärker als bisher, denn sie können sich mehr in die Prozesse einbringen. Informationen können direkt und zügig an alle Mitarbeiter weitergegeben werden. Die Kommunikationsform wird sich wandeln zu Many to many, sodass die Gatekeeper-Rolle einzelner Personen oder Abteilungen wegfällt. Analog dazu verschwimmen die Grenzen zwischen Unternehmen und Stakeholdern immer mehr oder lösen sich sogar ganz auf.

Veränderte Kommunikationsstrukturen und -prozesse

Langfristig sind starre, hierarchische Kommunikations- und Organisationsstrukturen kaum überlebensfähig, also müssen Unternehmen rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Da der Umweg über die Unternehmenskommunikation wegfällt, müssen sie sich außerdem darauf einstellen, dass die Transparenz steigt.

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Durch direkte, dezentrale Kommunikationsstrukturen verschwimmen in diesem vernetzten Kommunikationssystem Abteilungsgrenzen und Zuständigkeiten. Ein klares Konzept für das Wissensmanagement und die Arbeitsorganisation ist daher notwendig.

Die Effizienz der Mitarbeiter und letztendlich des gesamten Unternehmens können von der veränderten Kommunikation profitieren. Insbesondere internationale Unternehmen werden damit unabhängiger von zeitlichen und räumlichen Einschränkungen. Prozesse werden flexibler und dadurch beschleunigt, Feedback kann direkt und schneller gegeben werden.

Für Teamentscheidungen ist das ebenfalls von Vorteil: Das Ergebnis liegt schneller vor, da die Teammitglieder unabhängig voneinander abstimmen können. Individuell zugeschnitten sind auch die Informationen, die sich Mitarbeiter zusammenstellen können. So erhält jeder die Infos, die für seine Arbeit wichtig sind.

Alle Mitarbeiter werden Publizisten

Dadurch, dass jeder publizieren kann, steigt die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters: Was publiziert er? Was ist relevant für die Arbeit anderer? Welche Informationen sollten in jedem Fall intern bleiben? – Das Vertrauen der Geschäftsführung in die Mitarbeiter ist dafür unerlässlich.

Gleichzeitig wird die Interaktion und Produktion eigener Inhalte gefördert, ebenso eine offene Kommunikations- und Schwarmkultur. Damit werden die Informationen nicht mehr zu den Mitarbeitern gebracht, sondern sie müssen selbst zusammengestellt werden: von Push zu Pull.

Technisch sind dafür weitreichende Änderungen nötig: Es müssen gemeinsame virtuelle Workspaces geschaffen werden, Diskussionsforen sowie die Möglichkeit, Dokumente zu teilen und gleichzeitig daran zu arbeiten. Mobile Geräte müssen aufgrund ihrer hohen Verbreitung immer einbezogen werden. Zudem erleichtern ein Login für alle Programme und eine umfassende Wiki-Funktionalität sämtlicher Daten die Arbeit in der Zukunft.

Dann heißt es wirklich: Auf Nimmerwiedersehen E-Mail. Oder doch nicht? Was meinen Sie? Wie sehen die Kommunikationsprozesse in zehn Jahren aus?

 

Bildquellen:

Portrait of a beautiful business lady reading newspaper, Pressmaster, Shutterstock

Look into the crystal ball and see your future, Bonita R. Cheshier, Shutterstock

Mobile phones technology business concept, My Life Graphic, Shutterstock

  • Julia Jung

    Ich denke, dass E-Mails in 10 Jahren besonders in der Unternehmenskommunikation nicht mehr im großen Maße verwendet werden. E-Mails werden m.E. die heutigen Faxe und Briefe (Behörden bspw. nutzen das noch inflationär). Es gibt noch immer Unternehmen, die nicht davon loskommen, während andere selbstverständlich und 1000x effizienter mit Cloud-Lösungen arbeiten.

    Wir nutzen bereits für für 2, bald 3 Standorte (HQ und Hotels) team-intern und mit externen Partnern teilweise cloudbasierte Software, was schon sehr gut funktioniert. Übergaben, Absprachen, Planungen, Austausch von Infos und Inhalten wird z.B. bereits digital und cloudbasiert gemacht. Derzeit noch auf verschiedenen Lösungen. Die Kommunikation ist so schneller und viel einfacher, weil Emails zu viel verschlucken. Unser Team ist da sehr affin und geht sehr intuitiv damit um.
    In Kürze werden wir alles auf ein einheitliches System, ein webbasiertes soziales Intranet, umstellen, das dann verschiedene Möglichkeiten in einem System abbildet: Kalender, Kommunikation, Rechtevergabe (wer darf was sehen), Wissensmanagement, Dokumentenverwaltung, Aufgabenzuteilung, etc.

    Gerade die Hotellerie ist häufig in der Art der Kommunikation noch weit hinter den Möglichkeiten, die bereits von vielen Unternehmen eingesetzt werden (übrigens ganz unabhängig davon, ob es sich um kleine Start-Ups mit 3 Personen oder große Konzerne handelt). 

    Ich freue mich auf die neue Lösung und bin schon jetzt gespannt, in wie weit die interne Kommunikation noch weiter verbessert werden kann.

    • Marlene Körber

      Hallo Frau Jung,
      es ist sicher abhängig von der Branche und letztendlich von jedem einzelnen Unternehmen, wie schnell der Wandel zu Enterprise 2.0 wirklich vonstatten geht. Ihr Beispiel zeigt aber, wie erfolgreich das sein kann. Ich denke, wer die Vorteile erkannt oder schon einmal mit entsprechenden Systemen gearbeitet hat, wird dem offen gegenüberstehen beziehungsweise nur ungern wieder „in alte Zeiten“ zurückkehren wollen.
      Auf jeden Fall bin ich ebenso gespannt wie Sie, wohin die Entwicklung gehen wird – und vor allem, wie schnell.

      • Julia Jung

        Da bin ich ganz Ihrer Meinung :)

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  • http://buggisch.wordpress.com/ Christian Buggisch

    Guter Artikel, danke. Die interne Kommunikation ist zurzeit tatsächlich in vielen Unternehmen einem erheblichen Wandel unterworfen, ich spreche da aus eigener Erfahrung. Und neue Plattformen und interne Social Media werden ihre Stärken ausspielen und sich daher etablieren, da bin ich sicher. Ich finde nur immer den Vergleich mit den E-Mails bzw. das Ziel der E-Mail-Ablöse nicht so hilfreich. E-Mail-Kommunikation ist doch etwas sehr spezifisches, und es ist ja auch kein Zufall, dass selbst Facebook noch einen Messenger und Google+ noch ein GoogleMail kennt – der Bedarf für diese Kommunikationsform wird vermutlich erst mal weiter bestehen. Es gibt aber genug andere Kommunikationsanforderungen in Unternehmen, für die wir andere und neue Medien und Tools brauchen – ein Beispiel habe ich kürzlich mal hier geschildert: http://buggisch.wordpress.com/2014/02/18/enterprise-2-0-social-media-als-seismograph-im-unternehmen/

  • Jana Vogel

    Ich muss auch zustimmen, definitiv ein gelungener Artikel.
    Ich persönlich würde der E-Mail jedoch auch nicht voreilig hinterher winken. Das Problem bei der E-Mail ist, wie schon erwähnt, die Menge und die Zeit, die sie fressen. Das Spamproblem gab es von dem Zeitpunkt an, an dem sie sich etablierte.

    Lange wird ein Rückgang der Emails auf jeden Fall nicht mehr
    dauern, wenn man bedenkt, wie lange die Nutzung von Cloudsystemen überhaupt erst verbreitet ist und wie sie sich jetzt bereits etabliert. Das
    Grundprinzip ist auf jeden Fall mehr als nur sehr nützlich, allgemein
    wesentlich effizienter im Hinblick auf Koordination, Planung und
    Übersichtlichkeit. Diesen Lösungsansatz kennt man aber ja allgemein
    schon seit Längerem von Intranetprinzipien wie man sie zum Beispiel
    gerade in der Finanzbranche kennt. Dass das Cloudprinzip für
    die Allgemeinheit nun zugänglich ist, eröffnet diesen Weg jetzt auch für viele
    Unternehmen, die sich damit bis dato nicht auseinandergesetzt hatten.

    Ganz abgelöst wird die E-Mail und ihr Prinzip aber niemals
    werden, trotz jeder Nützlichkeit von Messengeralternativen. Und so groß ist der Unterschied zwischen E-Mail und Messenger ja nun auch nicht. Die
    Grundidee ist ja immer noch dieselbe. Der einzige Unterschied besteht in
    dem Instantmessagingverfahren, für das man schließlich immer noch ein
    Konto braucht in dem man mehr oder weniger eingeloggt ist. Und in einer
    Intranet/Cloudsolution läuft das auch wieder auf dasselbe hinaus, nur eben,
    dass das Ganze organisatorisch insgesamt wertvoller umgesetzt ist und alles an einem Schnittpunkt stattfindet, was die Übersichtlichkeit daran
    schafft.

    Und wie ich finde, spielt dabei auch die Sicherheit ein Aspekt.
    Ich nehme an, sonst hätten Email Anbieter Dinge wie die E-Post oder
    komplett abgesicherte Mails nicht herausgegeben. Private Clouds sind schließlich auch alles andere als perfekt gesichert. Und es wird ja schließlich auch immer Partner und Kunden geben, die man über E-Mail kontaktiert,- vertrauliche Informationen -, – diejenigen, die zu deinem internen Netzwerk besser keinen Zugang bekommen – . Wirklich alles dort
    stattfinden zu lassen, kann schließlich auch Probleme mit sich bringen.
    Was macht man, wenn das System abstürzt oder nicht zugänglich ist und
    derart?

    Dazu kommt, dass Intranets eigentlich immer eine E-Mail-Funktion miteingegliedert haben, was ich auch nicht für verkehrt halte. Ich persönlich werde auch trotz anderer Lösungen weiterhin auf sie zurückgreifen, da ich finde, dass es um eine abgestimmte Mischung aus allen Möglichkeiten geht. Es ist schließlich mit einer Umstellung auf solche Systeme problemlos möglich, die E-Mail-Verwendung zurückzuschrauben und auf geringe Nutzung zu dezimieren. Es war wohl auch nie nötig daraus einen solchen Strom zu machen, das haben wir mehr oder weniger selbst zu verantworten, denke ich. Wer mehr E-Mails schreibt, bekommt auch mehr.
    Verbessern wird sich damit aber hoffentlich vielleicht das Problem, des
    Rund-um-die-Uhr-erreichbar-seins.

    Unser kleines Unternehmen arbeitet von Anfang an mit einem
    Angebot von toplink über Voice over Ip und einer eigens für unser Unternehmen abgestimmten Cloudsolution. Dass interne Kommunikation in kleineren Unternehmen nicht so problematisch ist, ist klar. Leugnen kann hier niemand den Nutzen dahinter und das wir weniger E-Mails schreiben,
    stimmt auch. Wir nutzen einen Messenger für die interne Kommunikation,
    aber dennoch schreiben wir auch täglich E-Mails.

    So schnell wird sich das Ganze nicht entwickeln, dass es sie
    in ein paar Jahren nicht mehr gibt. Das würde ja ansonsten schnell darauf
    hinauslaufen, dass irgendwann die ganze Welt permanent miteinander vernetzt ist. Was ich vielleicht auch nicht unbedingt für unwahrscheinlich halte, aber soweit ist weder die Welt, noch diese Systeme.

    • Marlene Körber

      Hallo Frau Vogel,
      vielen Dank für den ausführlichen Kommentar. Die bisherige Entwicklung hat gezeigt, dass viele E-Mails durch Messenger oder internes Wissensmanagement (in welcher Form auch immer) überflüssig geworden sind. Durch einen sinnvollen Einsatz dieser und weiterer Optionen fällt schon ein großer Teil der E-Mail-Flut weg. Wie Sie auch richtig anmerken, gibt es aber nach wie vor Inhalte, die per E-Mail kommuniziert werden (müssen). Solange diese nicht über Messenger oder ähnliche Tools abgebildet werden können, wird die E-Mail wohl nicht aussterben. Da jedoch auch immer mehr Unternehmen den Einsatz von Messengern für sich entdecken, rechne ich eher damit, dass sich diese weiter etablieren werden.