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Interne Kommunikation ohne E-Mail – geht das?

Sie haben 371 neue Nachrichten nach zwei Wochen Urlaub – viele davon von Kollegen. In zahlreichen Unternehmen ist das keine Seltenheit. Willkommen in der Realität. Wie aber sieht die interne Kommunikation in Zukunft aus? Auf Nimmerwiedersehen E-Mail?

An normalen Tagen können Arbeitnehmer ihre E-Mails abarbeiten, während freier Tage hat die E-Mail-Flut freien Lauf. Was relevant oder interessant ist, entscheiden heute Kollegen oder Vorgesetzte. In zehn Jahren aber entscheiden Arbeitnehmer selbst, was für sie relevant ist. Dazu ist noch viel Arbeit nötig, denn Unternehmen müssen sämtliche Prozesse und Strukturen anpassen.

Status quo: interne Kommunikation heute

Unternehmen haben mittlerweile erkannt, dass es sich lohnen kann, in Social Media aktiv zu sein, vielleicht sogar mit einem eigenen Blog. Intern jedoch hinken die meisten dieser Entwicklung hinterher.

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Nach wie vor dominieren „klassische“ Medien, wenn es darum geht, die eigenen Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten: Intranet, E-Mail, Telefon, Mitarbeiterzeitung und sogar Fax oder Brief. Abstimmungsprozesse nehmen dabei viel Zeit in Anspruch. One to one- oder One to many-Kommunikation ist an der Tagesordnung, die Unternehmenskommunikation fungiert oft als Gatekeeper. Daher findet häufig der „Flurfunk“ mit persönlichem Austausch regen Anklang.

In Bezug auf Enterprise 2.0 steckt die interne Kommunikation in Deutschland meist noch in den Kinderschuhen – wenn überhaupt. Häufig werden die Enterprise 2.0-Ansätze von Mitarbeitern oder Führungskräften nicht akzeptiert. Zudem ist es oft schwierig, externe Mitarbeiter einzubinden, da sie aus rechtlicher Sicht in der Regel nicht alle internen Informationen erhalten dürfen.

Ein Blick in die Glaskugel: interne Kommunikation in zehn Jahren

shutterstock_44186620Cloud-Working ist das Stichwort, wenn es um die Zukunft des Arbeitslebens geht. Individuell auf die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen angepasst, werden interne Social Media-Plattformen die Basis des Wissensaustauschs und der Arbeit darstellen. Persönliche Begegnungen werden in diesem Netzwerk fortgesetzt oder sogar ersetzt. Entsprechend hoch wird der Vernetzungsgrad der Mitarbeiter sein.

Wissen zu teilen, statt es für sich selbst zu behalten, wird selbstverständlich sein. Nur so kann das im Unternehmen vorhandene Wissen richtig genutzt werden. Offene Diskussionen können entstehen, jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, sich persönlich weiterzuentwickeln.

Auch prägen die Mitarbeiter die Kultur eines Unternehmens wesentlich stärker als bisher, denn sie können sich mehr in die Prozesse einbringen. Informationen können direkt und zügig an alle Mitarbeiter weitergegeben werden. Die Kommunikationsform wird sich wandeln zu Many to many, sodass die Gatekeeper-Rolle einzelner Personen oder Abteilungen wegfällt. Analog dazu verschwimmen die Grenzen zwischen Unternehmen und Stakeholdern immer mehr oder lösen sich sogar ganz auf.

Veränderte Kommunikationsstrukturen und -prozesse

Langfristig sind starre, hierarchische Kommunikations- und Organisationsstrukturen kaum überlebensfähig, also müssen Unternehmen rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Da der Umweg über die Unternehmenskommunikation wegfällt, müssen sie sich außerdem darauf einstellen, dass die Transparenz steigt.

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Durch direkte, dezentrale Kommunikationsstrukturen verschwimmen in diesem vernetzten Kommunikationssystem Abteilungsgrenzen und Zuständigkeiten. Ein klares Konzept für das Wissensmanagement und die Arbeitsorganisation ist daher notwendig.

Die Effizienz der Mitarbeiter und letztendlich des gesamten Unternehmens können von der veränderten Kommunikation profitieren. Insbesondere internationale Unternehmen werden damit unabhängiger von zeitlichen und räumlichen Einschränkungen. Prozesse werden flexibler und dadurch beschleunigt, Feedback kann direkt und schneller gegeben werden.

Für Teamentscheidungen ist das ebenfalls von Vorteil: Das Ergebnis liegt schneller vor, da die Teammitglieder unabhängig voneinander abstimmen können. Individuell zugeschnitten sind auch die Informationen, die sich Mitarbeiter zusammenstellen können. So erhält jeder die Infos, die für seine Arbeit wichtig sind.

Alle Mitarbeiter werden Publizisten

Dadurch, dass jeder publizieren kann, steigt die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters: Was publiziert er? Was ist relevant für die Arbeit anderer? Welche Informationen sollten in jedem Fall intern bleiben? – Das Vertrauen der Geschäftsführung in die Mitarbeiter ist dafür unerlässlich.

Gleichzeitig wird die Interaktion und Produktion eigener Inhalte gefördert, ebenso eine offene Kommunikations- und Schwarmkultur. Damit werden die Informationen nicht mehr zu den Mitarbeitern gebracht, sondern sie müssen selbst zusammengestellt werden: von Push zu Pull.

Technisch sind dafür weitreichende Änderungen nötig: Es müssen gemeinsame virtuelle Workspaces geschaffen werden, Diskussionsforen sowie die Möglichkeit, Dokumente zu teilen und gleichzeitig daran zu arbeiten. Mobile Geräte müssen aufgrund ihrer hohen Verbreitung immer einbezogen werden. Zudem erleichtern ein Login für alle Programme und eine umfassende Wiki-Funktionalität sämtlicher Daten die Arbeit in der Zukunft.

Dann heißt es wirklich: Auf Nimmerwiedersehen E-Mail. Oder doch nicht? Was meinen Sie? Wie sehen die Kommunikationsprozesse in zehn Jahren aus?

 

Bildquellen:

Portrait of a beautiful business lady reading newspaper, Pressmaster, Shutterstock

Look into the crystal ball and see your future, Bonita R. Cheshier, Shutterstock

Mobile phones technology business concept, My Life Graphic, Shutterstock