buble arrow7

Have a Cake! – Use Cases als Knotenpunkte für den globalen Erfolg von Enterprise 2.0

Damit etwas funktioniert, muss es einem Ziel folgen – eine logische Konsequenz. Ich habe in der letzten Zeit viel über die Beteiligten, die Kommunikation, das Miteinander und die Kultur für die Umsetzung von Enterprise 2.0 Prozessen geschrieben. Auch habe ich immer wieder betont, dass eine klare Strategie sowohl in den Teilprojekten wie auch im Gesamten vorhanden sein muss. Ein Enterprise 2.0 Prozess muss ein klares Ziel verfolgen. Doch wie schafft man es, ein globales Ziel für etwas so Umfangreiches wie die Veränderung von Organisation, Kultur und Kommunikation zu schaffen? Deswegen will ich heute über Kuchen reden. Man nimmt ein Messer und schneidet den Kuchen in kleine Teile!

Use Cases, die Stückchen der Enterprise 2.0 Torte

Der Erfolg einer Enterprise 2.0 Initiative bzw. eines Prozesses im Unternehmen hängt stark davon ab, wie die Umsetzung und das Ziel gestaltet sind. Man könnte natürlich sagen, dass kleinere Unternehmen ein Enterprise 2.0 Projekt schneller umsetzen und für sich nutzbar machen können. Doch dies ist eine Fehleinschätzung. Wird die Implementierung in einer einzigen Initiative auf das Unternehmen losgelassen, ist das Scheitern garantiert.

Warum wird es scheitern? Ganz einfach: Wer kann einen ganzen Kuchen auf einmal essen? Eigentlich niemand. Die schiere Masse des Kuchens würde einen überfordern. Wenn ich das Bild vom Kuchen weiterzeichne, dann komme ich zu dem Punkt, an dem ich sage: Kuchen schmeckt doch in kleinen Portionen viel besser und man genießt ihn tatsächlich. Genau diese Überforderung bei einer einmaligen globalen Einführung von Enterprise 2.0 würde die Beteiligten erschlagen und das Projekt scheitern lassen. Also heißt die Lösung: Kleine Stückchen anbieten. Genau diese Herangehensweise wird mit dem Use Case praktiziert.

Der Use Case – Enterprise 2.0 in einem geschlossenen Ökosystem

Ein Use Case kann relativ einfach beschrieben werden. Man sucht sich in der Organisation Gruppen, bestehende organisatorische Probleme oder auch interne Herausforderungen. Diese gilt es mit Hilfe eines Enterprise 2.0 Systems (Software, Anwendung, Netzwerk) zu lösen. Man kann Wissens- und Interessensgruppen vernetzen, man kann ein kommunikatives Problem möglicherweise überbrücken oder auch auf neuen Wegen den Herausforderungen begegnen. Das System ist durch seine Aufgabenstellung abgeschlossen. Daher sollte eine weitere Vernetzung mit angrenzenden Gruppen und Teilnehmer nicht aktiv betrieben werden. Somit bleibt der Use Case abgrenzbar. Dadurch können natürlich auch die Vorteile und der Gewinn für die Teilnehmer deutlicher sichtbar gemacht werden.

Use Cases ergeben sich aus Problemlösungsansätzen

Man stelle sich die Situation zwischen dem Kundenservice und dem Marketing vor. Die eine Seite hat wichtige Erkenntnisse aus dem Produkt- und Service-Bereich des Unternehmens, das auf den Erfahrungen im direkten Umgang mit dem Kunden beruht. Sie wissen, was sich der Kunde in Hinsicht auf die Kommunikation mit dem Unternehmen wünscht. Auf der anderen Seite steht die Kommunikation, die so nahe am Kunden bzw. Stakeholder kommunizieren möchte wie es geht, sich jedoch nur auf Studien und Schätzungen verlässt. Das Problem ist, dass sich diese Abteilungen womöglich niemals Austauschen werden. Warum? Weil den jeweiligen Beteiligten die Wahrnehmung des Wissens und der Expertise des Anderen fehlt. Dies ist nicht fehlender Transparenz geschuldet, sondern vielmehr der bloßen Größe oder gering wahrgenommen Interessens-Schnittmenge dieser Arbeitsbereiche.

Begrenzte Teilnehmer, begrenzte Features, grenzenlose Vernetzung

Der Use Case für den oben aufgeführten Fall wäre: Vernetze die Abteilungen Kundenservice und Unternehmenskommunikation. Wir haben also Teilnehmer aus zwei Bereichen eines Unternehmens. Deren Anzahl ist begrenzt – somit erhält die Zahl der Teilnehmer in dem Netzwerk eine gewisse Übersichtlichkeit. Man kann also alle nötigen Maßnahmen wie Trainings, Einführung, Aufklärung und Change Management-Komponenten in einem übersichtlichen und handhabbaren Rahmen durchführen. Der Kuchen wird im Stück essbar für beide Seiten – für die Use Case-Verantwortlichen und die Nutzer.

Die unterschiedlichen Geschmacksrichtungen beachten

Natürlich soll dies nicht heißen, dass man sich nur auf ein einziges Stück Kuchen stürzen soll. In einem großen Enterprise 2.0 Prozess ist es durchaus sinnvoll, mehrere Use Cases in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens anzulegen. Damit berücksichtigt der Enterprise 2.0 Prozess die unterschiedlichen Stakeholder im Unternehmen. Durch die Vielfalt der Anwendungsszenarien wird aufgezeigt, welche Ansprüche welche Teilnehmer haben. So können schon von Beginn an wichtige Stellgrößen ermittelt werden, die ausschlaggebend für den Anwendungs- und Adaptionserfolg der Enterprise 2.0 Initiative sein können.

Für Use Cases sollte jedoch immer eine Prämisse gelten: Halten Sie den Use Case so einfach wie möglich – keine hierarchischen Verschachtelungen, keine Sonderfunktionen, keine Nischenlösungen!

Verknüpfte Kuchenstücke als Gesamtkuchenerlebnis

Und nun stellen Sie sich vor, dass ihnen zehn Personen sagen, dass sie das beste Stück Kuchen in ihrem Leben vor kurzem gegessen haben. Welches Bild entsteht bei Ihnen im Kopf? Genau, das Bild eines ganzen, zusammengehörigen und schmackhaften Kuchens.

Wenn die Kuchenstücke der Use Cases einwandfrei funktionieren und die einzelnen Nutzer aus den Use Cases überzeugt haben, dann ist es Zeit, diese Use Cases miteinander zu verknüpfen. Möglicherweise ist diese Verknüpfung auch schon automatisch passiert, weil die Teilnehmer das Potential und die Expertise anderer erkannt haben. Natürlich muss diese Vernetzung aber auch aktiv stattfinden. Zeigen Sie den einzelnen Use Cases auf, welche Themen, Expertisen, Erfahrungen und Wissen die anderen Teilnehmer haben. Schüren Sie die Neugier auf die anderen Use Cases und deren Lösungsansätze. Somit entsteht ein Begehrlichkeit, sich untereinander zu vernetzen. Wenn Sie es schaffen die einzelnen Anwendungsfälle untereinander zu verweben, dann haben sie einen wichtigen Erfolgsschritt für Ihren Enterprise 2.0 Prozess vollbracht.

Wie sehen Sie die Herangehensweise mittels Use Cases eine funktionierende Enterprise 2.0 Umsetzung zu schaffen? Ist es zu detailliert oder sogar zu aufwändig?

>> Teil 1: Social Media im Unternehmen: Die falsche Angst vor dem Enterprise 2.0

>> Teil 2: Social Media im Unternehmen: 5 strategische Punkte in der Pionierphase

>> Teil 3: Social Media im Unternehmen: Erfolgsfaktor Mensch im Enterprise 2.0 Projekt

>> Teil 4: Warum Enterprise 2.0 nicht nur auf Technik setzen sollte

>> Teil 5: Enterprise 2.0 muss Begehrlichkeiten wecken

Bildquelle: BIGSTOCK, Social network tree with media, Silhouette of businessman in k und Cupcakes

  • Stefan Rosenträger

    Eine schöne Übersicht zum Thema. Aber wenn wir schon bei der Bildsprache des Kuchens sind würde ich noch einen Schritt vorher ansetzen – nämlich beim Backrezept! Denn nicht jedes Unternehmen kann sich den Luxus leisten, beim „Bäcker/Konditor“ zu kaufen, sondern backt selbst. Und die KMUs müssen ihren Kuchen bzw. Ihren Enterprise 2.0 Prozess selber backen. Das entsprechende Backrezept ist die nötige Informationsarchitektur, die vorab aufgebaut werden muss. Sie definiert Zuständigkeiten, setzt Themen und Inhalte in Bezug zueinander und legt die „Zutaten“ für das Informationsmanagement fest. Wie ein mögliches strategisches Konzept im Bereich Informationsmanagement bzw. Enterprise 2.0 aussehen könnte haben wir hier beschrieben: http://www.dokmagazin.de/themen13-01_enterprise-collaboration-braucht-ein-strategisches-konzept

    • Sebastian Thielke

      Hallo Herr Rosenträger! Vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich bin da ganz bei Ihnen. Ohne Rezept gibt es keinen Kuchen. Wenn man möchte sind die Strategie und das Konzept sowohl Rezept wie auch Backform für ein Enterprise 2.0 Prozess und den Kuchen. Es ist aber dennoch wichtig zu erkennen, dass auch wenn man den Kuchen/Prozess vor sich hat, dass man nicht sofort erwarten kann, dass es mit einem Ruck geht. Ich glaube es ist wichtig, dass erkannt wird, dass hier viel Geduld und Durchhaltevermögen nötig ist. Ansonsten verschluckt man sich und der Kuchen schmeckt nicht bzw. der Prozess läuft in die falsche Bahn. Mir ging es um die Wahrnehmung der Kuchenstückchen und deren Part in der Kuchenrolle.

  • awittenberger

    Sehr guter Artikel, vielen Dank! … und wirklich passende Metapher „das gemeinsame Kuchenessen“.

    Ich bin ganz bei Ihnen, dass es notwendig ist, die Komplexität von Enterprise 2.0 zu zerlegen, um die Transformation der Arbeitsweisen und die Adaption der IT-Werkzeuge für Unternehmen „verdaulich“ zu gestalten. Nur so kann die Organisation die notwendigen Veränderungen auf allen Ebenen nach und nach vollziehen.

    Wichtig ist denke ich auch, das Kuchensortiment und die Kuchenesser aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Es stellt sich als sehr nützlich heraus, wenn ein gemeinsamer UseCase geschaffen wird, der dazu dient den Anwendern eine Plattform zum Austausch über den Geschmack des Kuchens, seine Bekömmlichkeit sowie Rezepturverbesserungen zu geben. Die Vernetzung der Anwender und die „Geburt“ neuer UseCases sollte von uns Beratern moderierend begleitet werden.

    Sicherlich ist es hilfreich immer wieder in die Perspektive des Bäckermeisters (Gesamtbild/ Transformation als Gesamtprozess steuern) zu wechseln, um zu schauen was an Rezeptur, Kuchenangebot, Service und Marketing noch zu tun ist, um die Adaptionsrate im Unternehmen kontinuierlich zu steigern und eine wertschöpfende Wirkung der Transformation zu erzielen.

    • Sebastian Thielke

      Hallo Frau Wittenberger,
      schön das Ihnen der Artikel gefallen hat und vielen Dank für Ihren spannenden Kommentar.
      Es freut mich, dass die vermittelte Perspektive verstanden wird.
      Vor allem sollten wir in Hinsicht zu den Anwender die Perspektive ändern. Wenn wir ihnen schon Kuchen anbieten, dann sollten wir sie auch wie Kunden betrachten. Vielleicht ist hier ein Umdenken nötig. Die Nutzer/Mitarbeiter als Kunden betrachten, wird vielerlei Vorteile bringen und die Art und Weise unserer Kommunikation miteinander ändern und vor allem verbessern. Ich habe heute eine schöne Aussage gelesen: Change the CIO to CCO. Ein Ansatz, der Umdenken anregen wird und eine weiteren wichtigen Meilenstein im kulturellen Wandeln anstößt.

  • Alexander Stocker

    Würde gerne auf meinen Beitrag zur Enterprise 2.0 Erfolgsmessung aufmerksam machen. Wer seine Vorgesetzten mit Erfolgsgeschichten nicht überzeugen kann, sollte sich den Beitrag ansehen. Dieser verknüpft die Ergebnisse von NUtzerumfragen mit Nutzerstatistiken (also harten Fakten). Freue mich auf Feedback!

    http://www.alexanderstocker.at/2013/09/erfolgsmessung-im-enterprise-20.html

    LG
    Alexander Stocker

    • Sebastian Thielke

      Hallo Alexander,

      sehr guter Beitrag. Ich habe Ihn mir schon am Wochenende durchgelesen.
      Ich finde das es in der Vorstandsvorlage bzw. im Überzeugungsgespräch immer einen guten Mix aus Erfolgstory und harten Fakten geben muss. Die Herangehensweise zur Kombination von Befragung und Statistiken ist im Zusammenhang mit validen und harten Zahlen in meinen Augen ein sehr guter und überzeugender Ansatz. Was mir jedoch im Zusammenhang mit Vorgesetzten immer wieder auffällt, ist die Tatsache, dass man bei Zahlen auch eine Komplexitätsreduktion fordert.

      BG

      Sebastian Thielke

  • Pingback: Social Business: Aus dem Hype ist Realität geworden « centrestage.de()