buble arrow21

Raus aus der E-Mail-Falle

email2-shutterstock_84358267

Der Abschied von der E-Mail wird sehr lange dauern. Vom Fax konnten wir uns schneller trennen. Auf die Frage, welche Bedeutung die E-Mail für jemanden hat, entzünden sich die Geister (siehe Facebook unten). Ich habe mich schon häufiger mit dem E-Mail-Management auseinandergesetzt und mich für die Trennung von der E-Mail ausgesprochen, wenn dieses sinnvoll ist. Doch darauf habe ich regelmäßig einen starken Widerspruch erhalten. Niemand darf an meine E-Mail ran… Dabei gibt es gute Gründe und erste Versuche, sich von der E-Mail in der internen Kommunikation zu lösen.

Sie haben Post, klingt bedrohlich. Das war 1971 bei der ersten E-Mail, die von einem Computer zum nächsten verschickt wurde, noch völlig anders. E-Mails waren noch völlig unbekannt. Das blieb noch bis in die 80iger Jahre so. Doch inzwischen werden jeden Tag 100 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt, insgesamt sogar rund 190 Milliarden.

Als wäre das nicht schon zu viel, prognostiziert Radicati für 2014 sogar 143,8 E-Mails. Davon sind nur 14 Prozent für uns Empfänger wirklich wichtig. 25 Prozent seien zumindest nützlich. Ganze 61 Prozent sind laut einer Umfrage von Mimecast und Microsoft Exchange von 2012 aus der Sicht der Empfänger überflüssig.

Leider wird unser Informationsaufkommen nicht geringer. Die digitale Infoflut nimmt sogar noch weiter zu, wenn wir uns auf Social Media einlassen. Auf Twitter werden an einem Tag 500 Millionen Tweets verschickt, während es auf Facebook immerhin schon 10 Milliarden Facebook-Nachrichten sind. Allerdings können wir immer besser entscheiden, ob wir die Information erhalten wollen oder nicht. Das Push-Zeitalter neigt sich dem Ende zu.

E-Mails verschwinden in der internen Kommunikation

E-Mail für immer, so lautet die Schlagzeile in der Süddeutschen Zeitung vom 23./24. November. „Was als Experiment begann und sich milliardenfach verbreitete, gilt nun als Plage. Doch die E-Mail lässt sich nicht mehr abschaffen.“ Ist dem wirklich so? Es gibt Alternativen, denen sich die Zeitschrift „Capital“ zuwendet, die im Dezember 2013 titelt: „Raus aus der E-Mail-Falle. Kommunikation wird neu erfunden: Unternehmen schaffen die E-Mail ab“.

capital-klein-artikel3-64080-org

Es fehlt in den meisten Büros an einer klaren Regelung, wie man miteinander und den Kunden kommunizieren sollte. An wen sollen wir schreiben, an wen nicht? Ist es nicht manchmal leichter, im Büro mit dem Kollegen einige Tische weiter zu sprechen? Dummerweise gibt es jetzt sogar noch zahlreiche alternative Kommunikationsinstrumente, über die wir privat oder in der Arbeit erreichbar sind. Ist die Kunden-E-Mail wirklich via Outlook oder Xing, LinkedIn, Twitter, Facebook, Google+, Whatsapp eingetroffen. Die neue Vielfalt bedarf einer gewissen Regulierung, damit wir nicht durch die vielen Informationskanäle in den Wahnsinn getrieben werden. Social CRM könnte hierbei eine Lösung sein.

Viele Onliner erhalten an ihrem Arbeitsplatz täglich mehrere Hundert E-Mails am Tag, darunter viel Spam, aber auch zahlreiche To-Dos, auf die es zu reagieren gilt. An für sich ist das nur eine Kovention. Informationen lassen sich auch anders im Unternehmen verteilen. Doch die Gewöhnung macht die E-Mail scheinbar alternativlos: „Ohne E-Mail geht gar nichts mehr“, „Sie ist mein zentrales Arbeitsmittel“, „Damit dokumentiere ich alles“, tönt es mir auf meine Facebook-Frage entgegen. Wie kann ich es nur wagen, dieses Kommunikationsinstrument in Frage zu stellen?

Anscheinend macht es uns die E-Mail sehr leicht, miteinander digital zu kommunizieren. Bisher gilt E-Mail als Kommunikationswerkzeug erster Wahl. Doch diese Routine sollten wir in Frage stellen und uns die Alternativen näher anschauen. Ich bezweifle, dass es leichter ist, etwas per E-Mail zu versenden als zu twittern oder zu facebooken. Es liegt wohl eher an der Konvention. Wir wissen, wer normalerweise der Absender und der Empfänger ist, zumindest orientieren wir uns daran, dessen echte E-Mail-Adresse zu verwenden.

Der Microsoft-Berater Ragnar Heil bringt es auf den Punkt: „Privat schreibe ich nur noch Mails, um mit Unternehmen zu kommunizieren. mit Bekannten, Freunden und Familie gibt es Twitter, Facebook, Whatsapp. Beruflich nehmen Mails massiv an Einfluss ab, Yammer wird massgeblich wichtiger und rückt in den Vordergrund, weil es mehr Spass macht, grenzenloser ist und Produktivität erhöht. Telefonieren tue ich fast nur noch beruflich.“

Der französische IT-Konzern Atos will es bis zum Februar 2014 erreichen, dass seine 74.000 Mitarbeiter auf elektronische Post verzichten. Darauf hat sich Thierry Breton, CEO des IT-Konzerns, bereits 2011 festgelegt.

Er schafft die E-Mail nicht ab, weil sie überholt ist, sondern weil es inzwischen für manche Tätigkeiten viel effizientere Werkzeuge gibt. Leider macht die E-Mail uns eher unproduktiv. In einigen Unternehmen wurde durch einfache Regeln, weniger E-Mails zu verschicken, die Produktivität der Organisation unmittelbar gestärkt.

E-Mails sind kein Selbstzweck. Sie geben uns das Gefühl, jederzeit informiert zu sein, vernichten aber unsere Ressource Zeit. Eigentlich ist das E-Mail-Schreiben und –Bekommen eine schlechte Gewohnheit, die wir nicht ablegen, weil wir annehmen, sie sei alternativ. Vor vielen Jahren dachten die älteren Jahrgänge dasselbe vom Fax, welches wir heute nur noch selten verwenden. Das alte System ist der Modernisierung anheimgefallen, warum sollte dieses bei der E-Mail anders sein.

Wir erhalten jeden Tag viel zu viele Informationen per E-Mail, da unsere E-Mail-Adresse bekannt ist, öffentlich in einem Online-Profil steht und als geschäftlicher oder privater Zugang zu uns genutzt werden. Ob wir es wollen oder nicht.

Im Push-Zeitalter schicken viele Menschen uns ungefragt E-Mails zu, mit denen Sie uns Angebote machen, auf Fragen antworten, neue stellen oder einfach nur Informationen bereitstellen. Vieles davon stört uns in der Arbeit, lenkt uns ab…

email1-shutterstock_134577608

Die E-Mail stirbt langsam

In einigen PR-Blogger-Artikeln habe ich mich in der Vergangenheit an der E-Mail abgearbeitet. Erste Überschriften lauteten damals: „Ade E-Mail“, „Das Ende der E-Mail“ oder „Die E-Mail stirbt“. Inzwischen betrachte ich das E-Mail-Management-Thema etwas gelassener und glaube auch nicht mehr, dass wir so schnell ohne E-Mail sein werden. Aber die Bedeutung der E-Mail wird sich radikal verändern. Sie wird unwichtiger, wenn die wichtigen Businessinformationen auf anderem Wege verlässlich zu uns gelangen.

Verlässlichkeit in der Kommunikation?

Wir können uns schon lange nicht mehr darauf verlassen, dass unsere E-Mail den jeweiligen Adressaten erreicht. Viele E-Mails landen automatisch in den Spam-Filter – und werden dadurch überhaupt nicht mehr wahrgenommen.

Wenn jemand im Urlaub ist oder sein Unternehmen verlässt, sind wertvolle Informationen oftmals nicht (mehr) verfügbar. Auf diese Weise verlieren Organisationen das Wissen über ihre Kundenbeziehungen, wenn die gesamte Kommunikation nur über E-Mail abläuft und dessen Informationen nur den Beteiligten verfügbar ist.

Außerdem stellt sich die Frage, ob Dokumente, die in den E-Mail-Anhängen versteckt sind, nicht viel zu wertvoll aus Unternehmenssicht sind. Was machen Sie mit den PDF’s und Dokumenten, die Ihnen zugeschickt werden? Legen Sie diese immer konsequent in einem Filesystem im Intranet ab? Oder wie führen Sie dieses Wissen anderen im Unternehmen zu? Vermutlich meistens per E-Mail-Weiterleitung oder?

email3-shutterstock_133354799

Reduktion

Intern lässt sich die E-Mail leichter „abschaffen“. Wer das E-Mail-Aufkommen im Unternehmen reduzieren will, um die interne Kommunikation zu verbessern und um irrelevante Informationen auszusieben, sollte auf klare Regeln in der internen Unternehmenskommunikation setzen. Führungskräfte müssen Vorbild sein und ihr eigenes E-Mail-Versand-Verhalten überprüfen. Je weniger sie selbst verschicken, desto geringer dürfte das E-Mail-Aufkommen im gesamten Unternehmen sein.

Falls Sie solche Verhaltensweisen an sich beobachten, sollte Sie sich Gedanken über die Bedeutung der E-Mail in Ihrem Unternehmen machen:

  • Löschen Sie immer häufiger E-Mails ungelesen, statt sie zu lesen?
  • Schicken Ihnen Ihre Mitarbeiter oder Kollegen oft E-Mails in CC, um sich bei einer Entscheidung abzusichern?
  • Erhalten Sie zahlreiche Newsletter, werbliche Informationen oder Pressemitteilungen, die Sie nie bestellt haben?
  • Nimmt der Spam darüber hinaus täglich zu, weil Ihre E-Mail-Adresse inzwischen vielen bekannt ist?
  • Besteht Ihre tägliche Arbeit im reinen E-Mail-Management?
  • Wie viele E-Mails verschicken Sie am Tag? Wenn sie selbst weniger versenden, erhalten Sie auch weniger E-Mails.

Die E-Mail wird nicht verschwinden, aber für vieles irrelevanter werden, sowohl im Unternehmen wie auch im Privaten. Oder schicken Sie Ihren Kindern noch E-Mails? Die Jüngeren, die noch nicht im Berufsleben stehen, nutzen E-Mail schon länger nicht mehr als Präferenz Nr. 1. Whatsapp und Co. haben bei denen schon länger ausgedient.Schicken Sie mir bitte keine Pressemitteilung per E-Mail, sondern weisen Sie mich darauf einfach @klauseck auf Twitter hin. Auf diese Weise kann ich viel leichter reagieren und Ihnen helfen, bzw. mich ohne etwas löschen zu müssen, reagieren.

Bildquelle: Shutterstock

  • http://www.steadynews.de/ Eva Ihnenfeldt

    Ja die Sache die so einfach – aber schwer zu machen ist… Ich ärger mich vor allem bei Google Mail darüber dass immer häufiger geschäftliche Mails im Spamordner oder komplett verschwinden – doch die Alternativen sind bei der externen Kommunikation kompliziert. Xing, weil man dort Anhänge sicher verschicken kann? Facebook – also jeden Geschäftskontakt als „Freund“ adden? Ich werde mal jede Mail darauf hin überprüfen, ob sie über einen anderen Kanal gehen könnte – mal sehen was unabdingbar übrigbleibt.

  • http://digitalnaiv.com Stefan Pfeiffer

    E-Mail verliert in vielerlei Beziehung an Bedeutung, wird durch soziale Netzwerkdienste oder Echtzeitkommunikation abgelöst. Trotzdem wird es aus meiner Sicht weiter eine Inbox als Nachrichtenzentrale oder vielleicht besser Benachrichtigungszentrale geben. Wo noch eine Menge Potential liegt, ist darin, diese Nachrichenzentrale intelligenter (z.B. bei der Sortierung, Gewichtung, Verschlagwortung) zu machen, um so zu einem wirklichen Helfer für die Anwender statt zu einer Informationsüberfltungslast zu werden.

  • http://carolin-neumann.de/ Carolin Neumann

    Lieber Klaus, du sprichst selbst mehrmals den Unterschied zwischen Privat und Beruflich an, vermischst aber doch in der Konsequenz die beiden Bereiche. Ich halte es für etwas gänzlich anderes, im Privaten überwiegend auf direkte Nachrichtendienste umgestiegen zu sein, als im Beruflichen.

    Davon abgesehen hat E-Mail einen Vorteil gegenüber den direkteren Wegen: Sie gibt mir die Möglichkeit, die vor allem als Selbständige wichtig ist – abzuschalten. Wenn alles Berufliche via Twitter, Facebook, Threema, Kik etc. hereinkäme, dann hätte ich keinen Feierabend mehr oder müsste ganz neue Fähigkeiten des Ignorierens entwickeln.

    Was nicht heißt, dass der Jetzt-Zustand Utopia ist. Warum ich E-Mails hasse und trotzdem liebe, habe ich neulich auch aufgeschrieben: http://www.bluewin.ch/de/digital/digitales-ueberleben/13-09/digitales-ueberleben-81.html

    • http://www.pr-blogger.de/ Klaus Eck

      Eine Vermischung kann ich nicht erkennen, Carolin. Aber natürlich verändert sich das Nutzerverhalten auch außerhalb eines Unternehmens. Damit müssen Organisationen rechnen und sich anpassen. Was nützt es, wenn Unternehmen ihr Information Management auf E-Mail basieren lassen, während neue Angestellte aus dem privaten Umfeld E-Mails gar nicht mehr kennen und nutzen wollen.

      Ich halte es für eine fantastische Chance, das Sharing und Bewerten von Informationen in den Unternehmensalltag zu überführen und dadurch aus den vielen die arbeitsrelevanten Informationen herauszufiltern. Hierbei geht es keinesfalls darum, Twitter, Facebook u. co. als alternative Wege zu definieren. Deren Mechanismen sind das Spannende. Diese sind von den zahlreichen Enterprise 2.0 Systemen bereits adaptiert worden und können aufgrund der Social-Media-Gewohnheiten leichter übertragen werden.

      Ob ich meine E-Mail, Tweets oder Facebook-Nachrichten am Wochenende und abends abrufen, hängt nur von mir allein und den Regeln eines Unternehmens ab. Das hat mit Kultur und wenig mit Technologien zu tun. Ich schalte am Wochenende gerne mal mein Handy aus und bin nicht erreichbar, das ist unabhängig von den digitalen Infohäppchen, die uns all überall erwarten und manchmal erreichen sollen.

  • Alexander Kowalak

    Hallo, die Email-Falle, so es denn eine gibt, ist doch kein Grund, Email und andere Dienste gegeneinander auszuspielen. Wir haben die freie Wahl BEIDES zu machen: Vom Alten das Beste behalten – vom Neuen das Beste übernehmen. – Ich bitte alle, sich gut zu überlegen, ob – angesichts nicht enden wollender Enthüllungen über die NSA – wir nicht lieber einen potentiell sicheren Kanal (Email mit p/gpg) – behalten wollen?!! Ich sehe in der IT-Struktur der Email auf mittlere Frist größere Chancen, die gegenwärtigen Sicherheitslücken zu überwinden als bei den Services, bei denen restlos alles in der Hand eines kommerziellen – meist außereuropäischen – Dienstleisters liegt. Ich diskutiere hier über Disqus und meinen gplus-Account, aber Rechnungen oder medizinische Befunde bekomme ich gern per snail-Mail oder richtig verschlüsselt per Email oder SSL-Download. – Also Wahlfreiheit für Sicherheit UND flexible Ergonomie in der Kommunikation.

    • http://carolin-neumann.de/ Carolin Neumann

      Jepp, sehr guter Einwand!

    • http://www.pr-blogger.de/ Klaus Eck

      Es geht mir hierbei um die beste Lösung für die interne Kommunikation. Von heute auf morgen werden die externen E-Mails sicherlich noch eine Rolle spielen, aber langsam von besseren Tools abgelöst werden. Dazu gehören Projektmanagement-Tools genauso wie Sharepoint und Co.

      Unternehmen können sich sehr wohl auf sichere Alternativen verständigen. Dazu bieten auch deutsche Unternehmen wie SAP beispielsweise gute Lösungen an. Intern ist Wahlfreiheit nicht immer empfehlenswert, weil sie uns eher ins digitale Chaos stürzt.

      • Alexander Kowalak

        Wohlverstanden, Wahlfreiheit innerhalb betrieblicher verbindlicher Festlegungen.

  • Pingback: Kommunikation 2.0 | Unternehmen schaffen die E-Mail ab | Wissensmanagement Steuerberatung Kanzleien()

  • Pingback: Arbeiten Sie schon oder sichten Sie immer noch Ihre E-Mails? - Blog: gbcc, K. Ghaffari()

  • Pingback: Raus aus der E-Mail-Falle | Social Business Dig...()

  • Pingback: commonsense GmbH - Das Null-E-Mail-Unternehmen()

  • muddi

    In der heutigen Zeit dazu zu raten, die geschäftliche Abwicklung über ausländische Server statt über das interne Netz abzuwickeln, grenzt schon fast an Leichtsinnigkeit. Meinetwegen könnte man im Intranet natürlich gerne ein dementsprechendes Chatsystem einführen. Aber nie im Leben werde ich Datenkraken a la Google, Apple, Facebook Einsicht in meine Daten geben. Dafür sind wir dann anscheinend einfach nicht hip genug!

  • http://logbuch.rat-und-tat-marketing.de/ Birgit Schultz

    Ganz gleich ob privat oder geschäftlich: Ich würde nie auf die Idee kommen, mich mit meiner Kommunikation von einem Anbieter wie Facebook oder What’sApp abhängig zu machen. Dafür gehen mir bei diesen Diensten zu viele Nachrichten verloren, die Kommunikation ist nicht archivierbar (Pflicht für Geschäftsleute bis zu 6 Jahre …!) und weiß ich, ob’s die morgen noch gibt? Somit bleibt E-Mail (leider?) derzeit alternativlos.

  • Peter Berg

    Es wurde nicht die Pflicht zur Archivierung der geschäftlichen Kommunikation angesprochen. Dies geht nur mit der email, nicht aber mit Facebook, Twitter, WhatsApp etc

    • http://www.pr-blogger.de/ Klaus Eck

      Das geht in Enterprise 2.0 System sehr viel besser als bei der E-Mail.

    • http://logbuch.rat-und-tat-marketing.de/ Birgit Schultz

      Da haben wir wohl beide gleichzeitig daran gedacht! :)

      • Peter Berg

        Genau:-)

        Ich glaube weiterhin nicht, dass man WhatsApp und andere externe Dienste rechtssicher archivieren kann. Die Enterprise 2.0-Systeme sind doch nur für die interne Kommunikation gedacht?

        Atos kann man schlecht als Referenz für den Tod der email heranziehen – Atos will ja nur seine eigene Software verkaufen.

  • Hakan

    Der Bundesrat hat das E-Government-Gesetz bestätigt. Ab Sommer
    2014 können Bürger sich nun einige Behördengänge sparen und die
    Formalitäten elektronisch per E-Mail erledigen. Das Gesetz war
    umstritten – zu den Kritikern gehörten Hacker, Datenschützer und die
    Deutsche Post.

  • Lorenz Steinke

    Der große Charme der Email liegt natürlich in ihrer Ubiquität. Bei andern Kommunikationswegen muss ich wissen, ob jemand Facebook oder Twitter bevorzugt, ein Messaging-Tool überhaupt installiert hat und auch regelmäßig seinen Account aktiviert. In diesem Punkt ist die Email immer noch unübertroffen, da extrem weit verbreitet.

  • Pingback: Einladung 7.7.2014 “Enterprise 2.0 – Theorie und Praxis zur erfolgreichen Transformation” SMCMUC | Social Media Club München()