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Raus aus der E-Mail-Falle

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Der Abschied von der E-Mail wird sehr lange dauern. Vom Fax konnten wir uns schneller trennen. Auf die Frage, welche Bedeutung die E-Mail für jemanden hat, entzünden sich die Geister (siehe Facebook unten). Ich habe mich schon häufiger mit dem E-Mail-Management auseinandergesetzt und mich für die Trennung von der E-Mail ausgesprochen, wenn dieses sinnvoll ist. Doch darauf habe ich regelmäßig einen starken Widerspruch erhalten. Niemand darf an meine E-Mail ran… Dabei gibt es gute Gründe und erste Versuche, sich von der E-Mail in der internen Kommunikation zu lösen.

Sie haben Post, klingt bedrohlich. Das war 1971 bei der ersten E-Mail, die von einem Computer zum nächsten verschickt wurde, noch völlig anders. E-Mails waren noch völlig unbekannt. Das blieb noch bis in die 80iger Jahre so. Doch inzwischen werden jeden Tag 100 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt, insgesamt sogar rund 190 Milliarden.

Als wäre das nicht schon zu viel, prognostiziert Radicati für 2014 sogar 143,8 E-Mails. Davon sind nur 14 Prozent für uns Empfänger wirklich wichtig. 25 Prozent seien zumindest nützlich. Ganze 61 Prozent sind laut einer Umfrage von Mimecast und Microsoft Exchange von 2012 aus der Sicht der Empfänger überflüssig.

Leider wird unser Informationsaufkommen nicht geringer. Die digitale Infoflut nimmt sogar noch weiter zu, wenn wir uns auf Social Media einlassen. Auf Twitter werden an einem Tag 500 Millionen Tweets verschickt, während es auf Facebook immerhin schon 10 Milliarden Facebook-Nachrichten sind. Allerdings können wir immer besser entscheiden, ob wir die Information erhalten wollen oder nicht. Das Push-Zeitalter neigt sich dem Ende zu.

E-Mails verschwinden in der internen Kommunikation

E-Mail für immer, so lautet die Schlagzeile in der Süddeutschen Zeitung vom 23./24. November. „Was als Experiment begann und sich milliardenfach verbreitete, gilt nun als Plage. Doch die E-Mail lässt sich nicht mehr abschaffen.“ Ist dem wirklich so? Es gibt Alternativen, denen sich die Zeitschrift „Capital“ zuwendet, die im Dezember 2013 titelt: „Raus aus der E-Mail-Falle. Kommunikation wird neu erfunden: Unternehmen schaffen die E-Mail ab“.

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Es fehlt in den meisten Büros an einer klaren Regelung, wie man miteinander und den Kunden kommunizieren sollte. An wen sollen wir schreiben, an wen nicht? Ist es nicht manchmal leichter, im Büro mit dem Kollegen einige Tische weiter zu sprechen? Dummerweise gibt es jetzt sogar noch zahlreiche alternative Kommunikationsinstrumente, über die wir privat oder in der Arbeit erreichbar sind. Ist die Kunden-E-Mail wirklich via Outlook oder Xing, LinkedIn, Twitter, Facebook, Google+, Whatsapp eingetroffen. Die neue Vielfalt bedarf einer gewissen Regulierung, damit wir nicht durch die vielen Informationskanäle in den Wahnsinn getrieben werden. Social CRM könnte hierbei eine Lösung sein.

Viele Onliner erhalten an ihrem Arbeitsplatz täglich mehrere Hundert E-Mails am Tag, darunter viel Spam, aber auch zahlreiche To-Dos, auf die es zu reagieren gilt. An für sich ist das nur eine Kovention. Informationen lassen sich auch anders im Unternehmen verteilen. Doch die Gewöhnung macht die E-Mail scheinbar alternativlos: „Ohne E-Mail geht gar nichts mehr“, „Sie ist mein zentrales Arbeitsmittel“, „Damit dokumentiere ich alles“, tönt es mir auf meine Facebook-Frage entgegen. Wie kann ich es nur wagen, dieses Kommunikationsinstrument in Frage zu stellen?

Anscheinend macht es uns die E-Mail sehr leicht, miteinander digital zu kommunizieren. Bisher gilt E-Mail als Kommunikationswerkzeug erster Wahl. Doch diese Routine sollten wir in Frage stellen und uns die Alternativen näher anschauen. Ich bezweifle, dass es leichter ist, etwas per E-Mail zu versenden als zu twittern oder zu facebooken. Es liegt wohl eher an der Konvention. Wir wissen, wer normalerweise der Absender und der Empfänger ist, zumindest orientieren wir uns daran, dessen echte E-Mail-Adresse zu verwenden.

Der Microsoft-Berater Ragnar Heil bringt es auf den Punkt: „Privat schreibe ich nur noch Mails, um mit Unternehmen zu kommunizieren. mit Bekannten, Freunden und Familie gibt es Twitter, Facebook, Whatsapp. Beruflich nehmen Mails massiv an Einfluss ab, Yammer wird massgeblich wichtiger und rückt in den Vordergrund, weil es mehr Spass macht, grenzenloser ist und Produktivität erhöht. Telefonieren tue ich fast nur noch beruflich.“

Der französische IT-Konzern Atos will es bis zum Februar 2014 erreichen, dass seine 74.000 Mitarbeiter auf elektronische Post verzichten. Darauf hat sich Thierry Breton, CEO des IT-Konzerns, bereits 2011 festgelegt.

Er schafft die E-Mail nicht ab, weil sie überholt ist, sondern weil es inzwischen für manche Tätigkeiten viel effizientere Werkzeuge gibt. Leider macht die E-Mail uns eher unproduktiv. In einigen Unternehmen wurde durch einfache Regeln, weniger E-Mails zu verschicken, die Produktivität der Organisation unmittelbar gestärkt.

E-Mails sind kein Selbstzweck. Sie geben uns das Gefühl, jederzeit informiert zu sein, vernichten aber unsere Ressource Zeit. Eigentlich ist das E-Mail-Schreiben und –Bekommen eine schlechte Gewohnheit, die wir nicht ablegen, weil wir annehmen, sie sei alternativ. Vor vielen Jahren dachten die älteren Jahrgänge dasselbe vom Fax, welches wir heute nur noch selten verwenden. Das alte System ist der Modernisierung anheimgefallen, warum sollte dieses bei der E-Mail anders sein.

Wir erhalten jeden Tag viel zu viele Informationen per E-Mail, da unsere E-Mail-Adresse bekannt ist, öffentlich in einem Online-Profil steht und als geschäftlicher oder privater Zugang zu uns genutzt werden. Ob wir es wollen oder nicht.

Im Push-Zeitalter schicken viele Menschen uns ungefragt E-Mails zu, mit denen Sie uns Angebote machen, auf Fragen antworten, neue stellen oder einfach nur Informationen bereitstellen. Vieles davon stört uns in der Arbeit, lenkt uns ab…

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Die E-Mail stirbt langsam

In einigen PR-Blogger-Artikeln habe ich mich in der Vergangenheit an der E-Mail abgearbeitet. Erste Überschriften lauteten damals: „Ade E-Mail“, „Das Ende der E-Mail“ oder „Die E-Mail stirbt“. Inzwischen betrachte ich das E-Mail-Management-Thema etwas gelassener und glaube auch nicht mehr, dass wir so schnell ohne E-Mail sein werden. Aber die Bedeutung der E-Mail wird sich radikal verändern. Sie wird unwichtiger, wenn die wichtigen Businessinformationen auf anderem Wege verlässlich zu uns gelangen.

Verlässlichkeit in der Kommunikation?

Wir können uns schon lange nicht mehr darauf verlassen, dass unsere E-Mail den jeweiligen Adressaten erreicht. Viele E-Mails landen automatisch in den Spam-Filter – und werden dadurch überhaupt nicht mehr wahrgenommen.

Wenn jemand im Urlaub ist oder sein Unternehmen verlässt, sind wertvolle Informationen oftmals nicht (mehr) verfügbar. Auf diese Weise verlieren Organisationen das Wissen über ihre Kundenbeziehungen, wenn die gesamte Kommunikation nur über E-Mail abläuft und dessen Informationen nur den Beteiligten verfügbar ist.

Außerdem stellt sich die Frage, ob Dokumente, die in den E-Mail-Anhängen versteckt sind, nicht viel zu wertvoll aus Unternehmenssicht sind. Was machen Sie mit den PDF’s und Dokumenten, die Ihnen zugeschickt werden? Legen Sie diese immer konsequent in einem Filesystem im Intranet ab? Oder wie führen Sie dieses Wissen anderen im Unternehmen zu? Vermutlich meistens per E-Mail-Weiterleitung oder?

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Reduktion

Intern lässt sich die E-Mail leichter „abschaffen“. Wer das E-Mail-Aufkommen im Unternehmen reduzieren will, um die interne Kommunikation zu verbessern und um irrelevante Informationen auszusieben, sollte auf klare Regeln in der internen Unternehmenskommunikation setzen. Führungskräfte müssen Vorbild sein und ihr eigenes E-Mail-Versand-Verhalten überprüfen. Je weniger sie selbst verschicken, desto geringer dürfte das E-Mail-Aufkommen im gesamten Unternehmen sein.

Falls Sie solche Verhaltensweisen an sich beobachten, sollte Sie sich Gedanken über die Bedeutung der E-Mail in Ihrem Unternehmen machen:

  • Löschen Sie immer häufiger E-Mails ungelesen, statt sie zu lesen?
  • Schicken Ihnen Ihre Mitarbeiter oder Kollegen oft E-Mails in CC, um sich bei einer Entscheidung abzusichern?
  • Erhalten Sie zahlreiche Newsletter, werbliche Informationen oder Pressemitteilungen, die Sie nie bestellt haben?
  • Nimmt der Spam darüber hinaus täglich zu, weil Ihre E-Mail-Adresse inzwischen vielen bekannt ist?
  • Besteht Ihre tägliche Arbeit im reinen E-Mail-Management?
  • Wie viele E-Mails verschicken Sie am Tag? Wenn sie selbst weniger versenden, erhalten Sie auch weniger E-Mails.

Die E-Mail wird nicht verschwinden, aber für vieles irrelevanter werden, sowohl im Unternehmen wie auch im Privaten. Oder schicken Sie Ihren Kindern noch E-Mails? Die Jüngeren, die noch nicht im Berufsleben stehen, nutzen E-Mail schon länger nicht mehr als Präferenz Nr. 1. Whatsapp und Co. haben bei denen schon länger ausgedient.Schicken Sie mir bitte keine Pressemitteilung per E-Mail, sondern weisen Sie mich darauf einfach @klauseck auf Twitter hin. Auf diese Weise kann ich viel leichter reagieren und Ihnen helfen, bzw. mich ohne etwas löschen zu müssen, reagieren.

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