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Digitale Mail-Verstopfung

Martin Recke schreibt über die E-Mail-Hölle, weil unsere Mailboxen ständig mit Elektropost verpestet werden, ohne dass wir dem täglich erlebten Information Overload adäquat begegnen können. Je länger wir den E-Mail-Berg vor uns herschieben, desto unangenehmer wird das E-Mail-Spiel. Kein Wunder also, dass immer mehr Kommunikatoren angesichts der persönlich erlebten E-Mail-Plage die Wut packt und nach Befreiung gerufen wird.

Doch auf dem Wunsch nach einer E-Mail-Alternative folgen in der Bloggerwelt gespaltene Reaktionen, die ich auch schon bei meinem E-Mail-Artikel vor einigen Monaten erlebt habe. Während die einen Martins E-Mail-Hölle nachvollziehen können, verteidigen die E-Mail-Fans es als effizientes Kommunikationstool. Wem es gelingt, sich im Sinne des „Getting things done“ (GTD) an einem intelligenten Informationsmanagement zu versuchen, wird sicherlich weniger Probleme mit seiner E-Mail-Box haben wie andere. Grundsätzlich ändert es dennoch nichts daran, dass E-Mails oftmals falsch in der Online-Kommunikation eingesetzt werden und die Menschen dadurch überfordern.

In der Many-2-Many-Kommunikation ist das E-Mailen längst zu einem lästigen Faktor geworden, der zur digitalen Verstopfung unserer Aufnahmekapazitäten führt. Gründe dafür gibt es viele. Einige davon führe ich nachfolgend auf und stelle einige Lösungsansätze vor, die mir persönlich helfen:


  1. Selber schuld
    : Niemand sollte seine E-Mail freigiebig online stellen, meinen E-Mail-Apologeten. Davon kann keine Rede sein, denn der klassische Spam wird meistens maschinell gefiltert, ist daher eher unproblematisch, wenn auch umfangreich. Ohne adäquate Filtermechanismen ist man heute schnell verloren. Oftmals genügt es schon, eine neue E-Mail-Adresse einzuführen, um den klassischen Spam zu vermeiden. Doch dann müssen Sie eine Zeitlang mehrere Adressen separat pflegen, um die Vorteile dieser Strategie nutzen zu können.

  2. Erreichbarkeit fordert ihren Preis
    : Wer als Dienstleister aktiv ist, hat ein großes Interesse an Kontakten und sollte daher auch erreichbar sein. Die Kunden werden es ihm danken. Leider werden die E-Mail-Adressen anschließend für vielerlei Dinge verwandt, die wir gar nicht erwartet haben. Den persönlichen Kontakt und die Geschäftsbeziehung können wir aufbauen, aber nur um den Preis der digitalen Erreichbarkeit.

  3. Zügellosigkeit
    : Kurze E-Mails sind wesentlich effizienter als lange Elaborate. Dennoch meinen viele E-Mail-Nutzer, dass Sie mit ihren unstrukturierten Gedanken, ihre Botschaft weitergereicht hätten. In Wirklichkeit haben sie eher zur Verwirrung beigetragen, aber nicht ihr komplexes Ziel erreicht. Wer sich kurzer E-Mails befleißigt, hat nicht nur den Zeitvorteil auf seiner Seite, sondern erreicht viel leichter seine Kommunikationsziele, weil er verstanden wird.
  4. Skrupel: Dann müssen Sie mit dem E-Mail-Overload leben lernen. Statt eine E-Mail sofort zu löschen oder in einen TO-DO-Punkt umzuwandeln, heben wir sie oftmals viel lieber auf und verlieren trotz oder gerade wegen der Ordnerstrukturen den Überblick. Sofortiges Handeln im Sinne des GTD erleichtert das E-Mail-Leben ungemein. E-Mails dürfen nicht zur To-do-Liste werden, sonst nimmt die digitale Obstipation unangenehme Ausmaße an.
  5. Zeitmanagement: Statt uns auf das schnelle Abarbeiten zu konzentrieren, drucksen wir herum und suchen nach dem rechten Wort. In diesem Fall sorgt ein Telefonat oftmals für adäquate Abhilfe und erspart uns das Schreiben und Lesen von komplexen E-Mails.
  6. E-Mail-Archive vermeiden: Je länger E-Mails aufgehoben werden, desto eher stellt sich die Frage, wozu eigentlich. Sinnvollerweise werden die Inhalte von E-Mails auf andere Weise archiviert. Nicht die E-Mail zählt, sondern der damit verbundene Content. Dieser ist in einem Intranet oder Internet mitunter wesentlich besser aufgehoben und leichter über Tagging einzuordnen und zu durchforsten.
  7. Newsletter-Abonnements: Entweder Sie abonnieren E-Mail-Newsletter mit einer eigenen E-Mail-Adresse, filtern sie automatisch, so dass sie in die vorgesehenen Leseordner wandern, oder Sie müssen ständig entscheiden, was mit einem eintreffenden Corporate Newsletter passiert. Lese ich ihn jetzt oder später oder gar nicht? Dieser Frage entgehen Sie, wenn Sie die Newsletter-Inhalte via RSS abonnieren und sich diese Art von Content gar nicht erst in der Mailbox aufbürden. RSS-Feeds lassen sich sehr viel leichter und effizienter nutzen, wenn Sie die Informationen nicht nur abonnieren, sondern auch nach Interessensgebieten aufteilen und entsprechend filtern.

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Klaus Eck