Klaus Eck Klaus Eck ist freier Kommunikationsberater und einer der führenden Corporate-Influencer-Experten in Deutschland. Er ist Social-Media-Pionier, Buchautor und Content-Marketing-Profi. Zu seinen Hauptaufgaben gehört die strategische Begleitung von Corporate-Influencer-Programmen. Seit Februar 2020 moderiert er regelmäßig das Corporate Influencer Breakfast und hat mehr als 60 Talks mit Gästen initiiert, in denen diese über ihre Erfahrungen mit Personal Branding, Corporate Influencern und CEO-Kommunikation berichten.

Digitale Mail-Verstopfung

2 Minuten Lesedauer

Martin Recke schreibt über die E-Mail-Hölle, weil unsere Mailboxen ständig mit Elektropost verpestet werden, ohne dass wir dem täglich erlebten Information Overload adäquat begegnen können. Je länger wir den E-Mail-Berg vor uns herschieben, desto unangenehmer wird das E-Mail-Spiel. Kein Wunder also, dass immer mehr Kommunikatoren angesichts der persönlich erlebten E-Mail-Plage die Wut packt und nach Befreiung gerufen wird.

Doch auf dem Wunsch nach einer E-Mail-Alternative folgen in der Bloggerwelt gespaltene Reaktionen, die ich auch schon bei meinem E-Mail-Artikel vor einigen Monaten erlebt habe. Während die einen Martins E-Mail-Hölle nachvollziehen können, verteidigen die E-Mail-Fans es als effizientes Kommunikationstool. Wem es gelingt, sich im Sinne des „Getting things done“ (GTD) an einem intelligenten Informationsmanagement zu versuchen, wird sicherlich weniger Probleme mit seiner E-Mail-Box haben wie andere. Grundsätzlich ändert es dennoch nichts daran, dass E-Mails oftmals falsch in der Online-Kommunikation eingesetzt werden und die Menschen dadurch überfordern.

In der Many-2-Many-Kommunikation ist das E-Mailen längst zu einem lästigen Faktor geworden, der zur digitalen Verstopfung unserer Aufnahmekapazitäten führt. Gründe dafür gibt es viele. Einige davon führe ich nachfolgend auf und stelle einige Lösungsansätze vor, die mir persönlich helfen:


  1. Selber schuld
    : Niemand sollte seine E-Mail freigiebig online stellen, meinen E-Mail-Apologeten. Davon kann keine Rede sein, denn der klassische Spam wird meistens maschinell gefiltert, ist daher eher unproblematisch, wenn auch umfangreich. Ohne adäquate Filtermechanismen ist man heute schnell verloren. Oftmals genügt es schon, eine neue E-Mail-Adresse einzuführen, um den klassischen Spam zu vermeiden. Doch dann müssen Sie eine Zeitlang mehrere Adressen separat pflegen, um die Vorteile dieser Strategie nutzen zu können.

  2. Erreichbarkeit fordert ihren Preis
    : Wer als Dienstleister aktiv ist, hat ein großes Interesse an Kontakten und sollte daher auch erreichbar sein. Die Kunden werden es ihm danken. Leider werden die E-Mail-Adressen anschließend für vielerlei Dinge verwandt, die wir gar nicht erwartet haben. Den persönlichen Kontakt und die Geschäftsbeziehung können wir aufbauen, aber nur um den Preis der digitalen Erreichbarkeit.

  3. Zügellosigkeit
    : Kurze E-Mails sind wesentlich effizienter als lange Elaborate. Dennoch meinen viele E-Mail-Nutzer, dass Sie mit ihren unstrukturierten Gedanken, ihre Botschaft weitergereicht hätten. In Wirklichkeit haben sie eher zur Verwirrung beigetragen, aber nicht ihr komplexes Ziel erreicht. Wer sich kurzer E-Mails befleißigt, hat nicht nur den Zeitvorteil auf seiner Seite, sondern erreicht viel leichter seine Kommunikationsziele, weil er verstanden wird.
  4. Skrupel: Dann müssen Sie mit dem E-Mail-Overload leben lernen. Statt eine E-Mail sofort zu löschen oder in einen TO-DO-Punkt umzuwandeln, heben wir sie oftmals viel lieber auf und verlieren trotz oder gerade wegen der Ordnerstrukturen den Überblick. Sofortiges Handeln im Sinne des GTD erleichtert das E-Mail-Leben ungemein. E-Mails dürfen nicht zur To-do-Liste werden, sonst nimmt die digitale Obstipation unangenehme Ausmaße an.
  5. Zeitmanagement: Statt uns auf das schnelle Abarbeiten zu konzentrieren, drucksen wir herum und suchen nach dem rechten Wort. In diesem Fall sorgt ein Telefonat oftmals für adäquate Abhilfe und erspart uns das Schreiben und Lesen von komplexen E-Mails.
  6. E-Mail-Archive vermeiden: Je länger E-Mails aufgehoben werden, desto eher stellt sich die Frage, wozu eigentlich. Sinnvollerweise werden die Inhalte von E-Mails auf andere Weise archiviert. Nicht die E-Mail zählt, sondern der damit verbundene Content. Dieser ist in einem Intranet oder Internet mitunter wesentlich besser aufgehoben und leichter über Tagging einzuordnen und zu durchforsten.
  7. Newsletter-Abonnements: Entweder Sie abonnieren E-Mail-Newsletter mit einer eigenen E-Mail-Adresse, filtern sie automatisch, so dass sie in die vorgesehenen Leseordner wandern, oder Sie müssen ständig entscheiden, was mit einem eintreffenden Corporate Newsletter passiert. Lese ich ihn jetzt oder später oder gar nicht? Dieser Frage entgehen Sie, wenn Sie die Newsletter-Inhalte via RSS abonnieren und sich diese Art von Content gar nicht erst in der Mailbox aufbürden. RSS-Feeds lassen sich sehr viel leichter und effizienter nutzen, wenn Sie die Informationen nicht nur abonnieren, sondern auch nach Interessensgebieten aufteilen und entsprechend filtern.

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Klaus Eck

Klaus Eck Klaus Eck ist freier Kommunikationsberater und einer der führenden Corporate-Influencer-Experten in Deutschland. Er ist Social-Media-Pionier, Buchautor und Content-Marketing-Profi. Zu seinen Hauptaufgaben gehört die strategische Begleitung von Corporate-Influencer-Programmen. Seit Februar 2020 moderiert er regelmäßig das Corporate Influencer Breakfast und hat mehr als 60 Talks mit Gästen initiiert, in denen diese über ihre Erfahrungen mit Personal Branding, Corporate Influencern und CEO-Kommunikation berichten.

12 Replies to “Digitale Mail-Verstopfung”

  1. Ein Manager, welcher für ein großes Unternehmen tätig ist, der hat folgendes am Ende seiner E-Mails stehen:
    „Lies deine Mails nur 2x am Tag. Hol dir deine Lebenszeit zurück und lerne, wieder zu träumen.“

  2. Was geschieht mit meiner Mail?

    Die kleine Fischmarkt-Reihe aus der E-Mail-Hölle erzeugt erfreulich viel Resonanz. Offensichtlich trifft das Thema einen Nerv. Schön auch die Reihe der bestorganisierten Mailhelden, die in den Kommentaren zu bewundern ist. Noch mehr würde ich mich freu…

  3. Finde ich eine sehr interessante Sammlung von Tips wie man mit Mail-Verstopfung umgeht.
    Ich finde das Thema ließe sich leicht auf Informations-Overload erweitern. Jede Menge RSS-Feeds, Twitter, die eine oder andere Community, Mailinglisten, Newsletter, podCasts, vodCasts …
    So viel Wissenswertes, so wenig Zeit.
    Der Tip zum Abbonieren des RSS-Feeds wird aus meiner Sicht von noch zu wenigen Anbietern als alternative Möglichkeit unterstützt.

  4. Das Problem heißt heute meist nicht mehr Spam, sonder Bacn. Das steht für eine neue Plage in unseren E-Mailboxen: E-Mails, die zwar kein Spam sind, einen aber trotzdem von der Arbeit abhalten. Etwa abonnierte Newsletter, das neue Kino-Programm oder Werbung vom Internet-Provider.

  5. Hallo Klaus,
    gute und hilfreiche Zusammenstellung. Möchte vielleicht noch zwei Tipps hinzufügen, die mir das Management meiner Mails massiv erleichtern.
    * Anlegen von Unterordnern im Mail-Client und Einführen von Regeln. So werden die eintreffenden Mails fein säuberlich bereits beim Empfang sortiert und dem jeweiligen Ordner zugewiesen.
    * Gesendete Mails und Uralt-Mails mit wichtigen Inhalten werden bei mir auf dem PC extra abgelegt. Dann noch mit Windows-Desktopsuche diese Dateien indizieren lassen und schon hat man ein feines Tool zur Hand, wo mit einem Stichwort alle relevanten Nachrichten gefunden werden.
    LG
    Andreas

  6. Blogger gegen Mailspam

    Welchen konstruktiven Beitrag leisten die Großen der deutschsprachigen Internetindustrie?
    Wer sich im Internet bewegt und z.B. auf Blogs und in Foren durch qualifizierte Beiträge etwas zu diesem oder jenem Thema konstruktiv beitragen möchte, exponie…

  7. Leute, die heute noch Newsletter abonnieren, sind in die Kategorie „Internet-Analphabeten“ einzuordnen.
    Ich verweise nur auf den lustigen Versuch von Jürg Stuker im Namics-Weblog, wo er versucht hat, sich auch einmal von solchen abzumelden.
    hier der Link: http://blog.namics.com/2007/07/das_mit_den_new.html
    Newsletter-Angebote kommen mittlerweile in der Kategorie „unseriös“, „schmuddelig“ an.
    Bis RSS und twitterähnliche Lösungen als Alternative zu E-Mails (als Allround-Kommunikation) bei der Mehrheit ankommen, wird es wohl noch ein Weieieilchen dauern. Wohl auch deswegen, weil es da für Firmen keine Adressen zu sammeln gibt und daher der Ist-Zustand solange als möglich aufrecht erhalten wird.

  8. Dass Newsletter-Angebote mittlerweile in die Kategorie „unseriös“ oder „schmuddelig“ fallen, finde ich zwar nicht unbedingt. Trotzdem ist natürlich die alternative Auslieferungsform als RSS-Feed äußerst wünschenswert, wenn nicht sogar schon Pflicht.
    Doch auch wenn es (noch) keine RSS-Alternative eines bestimmten Newsletterangebots gibt, das man abonnieren möchte, bleiben einem immer noch diverse E-Mail-to-RSS-Lösungen. Ich persönlich abonniere Newsletter – wenn es denn nicht anders geht – nur noch mithilfe der E-Mail-Abo-Funktion von Bloglines. Dann habe ich RSS-Feeds und Newsletter unter einer Oberfläche zusammengefasst, und mein Postfach bleibt sauber.

  9. Vom Glück des Nicht-Wissens

    Aufmerksamkeit ist ein knappes Gut. Deshalb stehen viele Wissensarbeiter vor der Frage: Wie mit der Informationsflut fertig werden? Einige sehen im immer-schneller-Lesen einen Ausweg, was über kurz oder lang zu Burnout-Erscheinungen führen dürfte. Der Slo

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