Kurz vor Urlaubsbeginn wird es vielen E-Mail-Empfängern klar vor Augen geführt: Je kürzer und klarer eine E-Mail verfasst ist, desto besser für uns E-Mail-Anwender. Ansonsten heben wir die elektronischen Botschaften viel zu lange auf und erleben mitunter ein blaues Wunder, wenn unsere E-Mail-Ordner sich irgendwann weigern, ihre Aufgabe zu erfüllen. Aus Ordnung wird Chaos, dem man nach einigen Jahren nur noch via Desktopsuche Herr werden kann. Schließlich bleiben die E-Mails oftmals im Ordner liegen, bis alle Aufgaben auch wirklich erfüllt sind. Selbst Unterordner scheinen nicht zu helfen. Sammeln sich die Informationen erst einmal an, wird es immer schwieriger, damit umzugehen. Deshalb kann ich die Tipps von Alexander Greisle nur unterstreichen und ergänze sie ein wenig um andere Aspekte des Informationsmanagements:
- Verzichten Sie auf Weihnachts-E-Mails (an alle) und sonstige Massen-E-Mails, die für den Empfänger keinen unmittelbaren Nutzen haben. Stattdessen sind hochwertige Briefe (Snail-Mail) inzwischen wieder angesagt. Dadurch heben Sie sich deutlich von einer einfachen E-Mail ab.
- Löschen Sie jede E-Mail, die Sie als Spam empfinden sofort und reagieren Sie nicht einmal darauf. Gute Spam-Lösungen ersparen Ihnen hierbei viel Ärger, können eine Selektion aber nicht wirklich überflüssig machen.
- Verzichten Sie bei Ihrer E-Mail auf jede unnötige Information und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, natürlich ohne den höflichen Ton vermissen zu lassen.
- Konzentrieren Sie Ihre Botschaften auf einige wenige Aussagen: ein Thema pro E-Mail genügt völlig.
- Warten Sie mit einer Antwort nicht zu lange, sondern reagieren sie asap, wenn sich eine Antwort schnell erledigen lässt. Anschließend können Sie Ihre E-Mail unmittelbar löschen und müssen sich nicht mehr an Ihr Vorhaben erinnern.
- Lassen Sie Ihren Tag dennoch nicht durch den E-Mail-Eingang bestimmen,
sondern legen Sie selbst davon unabhängig eine To-do-Liste an, die
Ihnen hilft, die Arbeit zu strukturieren. - Abonnieren Sie möglichst wenige Corporate Newsletter mit Ihrer Haupt-E-Mail-Adresse. Setzen Sie stattdessen lieber auf webbasierte RSS-Reader, mit denen sie News sehr viel schneller und leichter aufnehmen können, ohne dass es Sie in der Arbeit stört. Alternativ können Sie auch webbasierte E-Mail-Lösungen dazu nutzen.
- Löschen Sie Ihre E-Mails zumindest im Eingangsordner, sobald Sie darauf in irgendeiner Form reagiert haben.
- Vermeiden Sie Mail-Berge, indem Sie die Aufgaben gezielt aus der E-Mail herausnehmen und in To-Listen übertragen. So behalten Sie besser den Überblick und können auf Ad-hoc-Reaktionen verzichten.
- Legen Sie E-Mail-Zeiten fest, damit Sie nicht ständig auf den Posteingang achten und sich ablenken lassen.
Es gibt sicherlich noch viele weitere Tipps für einen besseren Umgang mit den Informationsflüssen im eigenen Postfach. Fallen Ihnen vielleicht noch Ergänzungen ein?
>> PR Blogger: Unproduktive E-Mail-Junkies
>> Kurze E-Mails schreiben | work.innovation Blog
Klaus Eck
technorati tags:E-Mail-Management, E-Mail-Marketing, Spam, Information
Mir selbst fällt es immer schwer Ordnung in meine Mailbox zu bringen. Zwischen Theorie und Praxis ist da immer ein Unterschied. Ich werde mal einen Tipp von dir probieren.
Und ob mir da noch Ergänzungen einfallen, habe dazu erst gestern was geschrieben: http://itligenz.twoday.net/stories/3100351/
z.B. das Kategorisieren von Absendern (besonders leicht wenn man eine eigene Mail-Domain hat und jedem Sender eine eigene Zieladresse zuweisen kann), denn dadurch kann man Filterbasiert den Großteil des Maileingangs vorsortieren und z.B. Mails von wichtigen Kunden/Kollegen entsprechend markieren.
Die wichtigste Regel überhaupt ist das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben – die dazu in Outlook integrierte Funktion („in Ordner verschieben“) kennen viele Leute leider nicht wie ich erst kürzlich in einer Schulung feststellen musste.
Hallo Klaus,
finde diese Tipps klasse und habe sie an alle meine Freunde weitergemailt *fg*
Alles Gute für 2007 und weiter so!
Gruß Guido
P.S.: Habe schon hochdekorierte Manager bei hochdekorierten teutschen Online-Provider-Marktführern gesehen, die hatten über 2.000 Mails im Posteingang…