PR in der Cloud

PR-Agenturen sind in der Beschleunigungsfalle angekommen. Es muss immer alles ganz schnell gehen. In den vergangenen Monaten habe ich mich viel damit beschäftigt, wie wir PR- und Kommunikationsagenturen arbeiten und habe unsere Prozesse sowie die unserer Kunden beleuchtet. Gerade bei internationalen Projekten, haben wir immer öfter mit veränderten Bedürfnissen und Wünschen der Kunden zu tun.

Um die unterschiedlichen Fassungen von Meldungen, Artikeln, Posts und Tweets – auch über Grenzen und unterschiedliche Kompetenzbereiche hinweg – vernünftig managen zu können, arbeiten wir immer öfter in der Cloud. Die Disziplin Cloud-Management wird bei uns Kommunikatoren bestimmt bald olympische Disziplin. Oft grenzen die Prozesse an sehr sportliches Multitasking.

Die besten Erfahrungen im Handling machen wir derzeit über offen zugängliche Tools wie Dropbox und Google.Docs, das bald google.drive heißen wird. Hierauf können zumeist alle am Kommunikationsprozess Beteiligten zugreifen. Auch wenn diese unterwegs sind, oder im Ausland arbeiten. Um sich gegenseitig auch kurzfristig abzusprechen, nutzen wir gerne Skype. Treffen wir hier Budgetabsprachen, werden diese zusätzlich per E-Mail bestätigt und unterschriftsfähig aufbereitet. Genauso verfahren wir mit strategisch wichtigen Informationen, wie Tonalität oder Wortlaut, insbesondere bei Zitaten. Hier finde ich es sehr wichtig zu protokollieren, um später eventuell auftretenden Diskussionen entgegen treten zu können. Die „Mach mal schnell Mentalität“ gerät an die Toleranzgrenze, wenn es ums Geld geht.

Skype ist schnell und unkompliziert, aber schlecht zu dokumentieren. Doch auch hier habe ich kürzlich eine Anwendung gefunden die helfen kann: „Pamela for Skype„. Hiermit lassen sich unter anderem Telefonate und Chats protokollieren. Eine Voraussetzung für den Einsatz sollte immer die Zustimmung aller Beteiligten sein.

Auf Skype kann jeder zwar in Gruppen kommunizieren, doch sollte man überlegen, auf welcher Ebene der Gruppen-Chat angesiedelt ist. Die Top-Entscheider belästigt man eher, als ihnen der Kommunikationsfluss hilft. Um jedoch über Grenzen hinweg, auch multinationale Teams zu managen, und mit Kooperationspartnern in anderen Ländern zu interagieren, finde ich Skype ideal.

Ich bin 15 Jahre im PR-Geschäft und werde manchmal ein wenig sentimental, wenn ich an unsere damaligen Arbeitsmethoden denke. Ich kann mich noch lebhaft an vom Papier zerschnittene Finger erinnern, wenn ich einen Postaussand vorbereitete oder Pressemappen packte. Das Ganze begleitet vom Vorwärts-, Vorwärts-Rhythmus des Sekundenzeigers, der einem das offensichtliche Kopf-an-Kopf-Rennen gegen die Öffnungszeiten der nächstgelegenen Poststelle ermahnte. Vorangegangen waren auch damals schon Textfreigaben per E-Mail, was eine außerordentliche Entlastung war. Ich erinnere mich aber auch noch an Kunden, die ihre Änderung per Fax mitteilten, natürlich kurz vor der Deadline. Durch den Versand auf Papier musste man mindestens einen Tag Vorlauf für die Druckerei einplanen. Außerdem gab es ein ganzes Zimmer voll mit den Briefpapieren der Kunden, auf die gedruckt wurde. Corporate Identity sei Dank. Irgendwie war damals der Prozess nicht weniger stressig, aber man brauchte einfach mehr Zeit und musste die Arbeitsschritte gut planen.

Heute habe ich ein Telefonat mit einem etwa gleichaltrigen Redakteur geführt, der den nahezu totalen Verlust eines persönlichen Austauschs beklagte und sich über meinen Anruf freute. Früher galt es quasi als Tabu den Journalisten per Telefon zu belästigen, wenn man nicht brandheiße News unter dem Arm hatte. Ich wollte zur Abwechslung mal zum Hörer anstelle zur Tastatur greifen. Vielleicht sollten wir das öfter tun und uns ein wenig entschleunigen. Wir sind so verdammt schnell geworden.

Wie erleben Sie die rasante Beschleunigung in der Kommunikation?

Bildquelle: Mambo Dan – Flickr