Microsoft will das tägliche Informationsmanagement verbessern. Ab dem 15. September 2014 können Unternehmen die neue Microsoft-Anwendung „Delve“, die Content aus der Software Office 365 für den jeweiligen Nutzer nach Priorität filtert und ansprechend aufbereitet, einsetzen. Doch welchen Mehrwert kann „Delve“ in dieser Kombination dem einzelnen Mitarbeiter im Arbeitsalltag tatsächlich bieten?
Den ein oder anderen wird die Darstellung der interaktiven Karten, welche die Eckdaten zu dem jeweiligen Content (Überschriften, Kommentare, Anzahl der Likes und Ansichten) enthalten, an „Flipboard“, eine App zur Sammlung von Artikeln in Magazin-Form, erinnern. Ziel der „Delve“-App ist es nicht, eine Datei- oder Formatstruktur aufzubauen, sondern vielmehr den Nutzer auf eine übersichtliche, effiziente Art und Weise mit den für ihn relevanten Informationen zu versorgen.
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Die Arbeit des persönlichen Wissensmanagement-Assistenten übernimmt dabei der Office Graph, ein intelligenter, selbstlernender Algorithmus, der die Inhalte unabhängig von Dateiformaten nach Relevanz sortiert. Der Office Graph lernt dabei aus den Nutzerinteraktionen und -signalen aus der täglichen Arbeit mit den Anwendungen und erstellt Beziehungen zu Arbeitskollegen, Themen und Projekten. Momentan können Daten aus Office 365, OneDrive, SharePoint, Exchange oder Yammer verarbeitet werden; in den nächsten Monaten sollen One Note und Lync hinzukommen.
Die Innovation für verbessertes Wissensmanagement in Unternehmen
Was soll sich durch die Nutzung von Delve letztendlich ändern? Julia White, Microsoft-Managerin meint hierzu: “Mit Delve findet die Information Sie – Sie müssen nicht nach der Information suchen.”
Ragnar Heil, Senior Consultant bei Microsoft, gibt auf unser Nachfragen ein ähnliches Statement aus persönlicher Sicht ab: „Delve ist für mich eine innovative und einfache Art, relevanten Content zu entdecken, der zu meinem beruflichen Kontext und Aufgaben passt, ohne dass ich ihn suchen muss.“
Genau hierin könnte der entscheidende Vorteil gegenüber bisherigen Lösungen bestehen, denn gerade bei der Implementation von Enterprise 2.0-Technologien ist aus meiner eigenen Erfahrung häufig zu beobachten, dass die Mitarbeiter zumindest in der Anfangsphase noch mehr unter dem sogenannten „information overload“ leiden als zuvor. Zwar kann der Einsatz von sozialen Medien im Unternehmenskontext sehr positive Effekte bewirken, doch der erhöhte Wissensaustausch, der durch die neue Kultur des Teilens entsteht, überfordert oft zunächst. Viele begehen den Fehler, zu vielen Kollegen zu folgen, einer unüberschaubaren Menge an Gruppen oder Projekten beizutreten und lediglich den Activity Stream für die tägliche Informationsabholung zu nutzen, sodass häufig Informationen verloren gehen. Man weiß plötzlich nicht mehr, an welchem Ort die wichtigen Daten abgelegt wurden und sobald keine Interaktion mehr auftritt, verschwindet der Beitrag in der Versenkung, was wohl viele von Ihnen schon bei Facebook und anderen sozialen Medien beobachten konnten. Der Umgang mit dem nun zur Verfügung stehenden Wissen will eben gelernt sein. Zudem ist das Selektieren der Informationen durch bspw. das Vergeben von Tags oder Verlinkungen zu ähnlichen Inhalten enorm zeitaufwändig. Im täglichen Arbeitsstress wird dieses Informationsmanagement gerne einmal vernachlässigt, was leider dazu führt, dass sich die erhofften Synergieeffekte gar nicht erst einstellen können.
Mensch vs. Maschine
Die Nutzung von „Delve“ könnte daher tatsächlich eine Revolution des modernen Arbeitsplatzes darstellen, indem zukünftig eine „Maschine“ einen wesentlichen Teil unserer Arbeit als Wissensarbeiter übernimmt. Hierdurch könnte sehr viel Zeit eingespart werden, wodurch die Effizienz jedes Mitarbeiters vermutlich sichtbar erhöht werden würde. In Zukunft wird es dann wohl nicht mehr notwendig sein, die Flut an E-Mails und Co. mühsam in Ordnerstruktur zu bringen und bei fehlenden Informationen werden nicht mehr die Kollegen nebenan, sondern „Delve“ gefragt. Neben der umfassenden Suchfunktion, die mit Microsoft Bing umgesetzt wurde, ist nämlich ebenso eine Spracheingabe möglich.Ob der Algorithmus so funktionieren wird wie angekündigt, bleibt abzuwarten. Wir von der Eck Consulting Group, die ebenfalls Office 365 und Sharepoint nutzen, sind jedenfalls sehr gespannt. Was meinen Sie, könnte „Delve“ für Ihr Unternehmen einen wichtigen Beitrag zum effizienten Wissensmanagement leisten?
>> Pressemitteilung Microsoft vom 9. September 2014
>> Office Blog September 2014
>> Office Blog März 2014
>> Video über den Office Assistenten
>> detaillierter Überblick Funktionen
Bildquelle: Business education group with a network of connected gears (shutterstock), Office Blog
