Tools für den Arbeitsalltag

Welche Apps, Tools und Services sind Dir in Deinem Leben besonders wichtig und begleiten Dich in Deinem Alltag? Es gibt eine unendliche Auswahl von Angeboten, von denen ich Dir 44+ Tools vorstelle.

Die kleinen Helferlein nehmen mir im Alltag viele mühevolle Jobs ab, erweitern unsere Horizonte und machen uns in gewisser Weise sogar zu Cyborgs.

Defaults ist eine Liste von Apps, die man im Alltag für definierte Aufgaben nutzt.

Auf die Frage nach ihren Defauls Tools haben viele Blogger, darunter Christian Buggisch, Thomas Giegold und Christian Fischer, eine Antwort gegeben. Das hat mich inspiriert, über meinen Lebensalltag und die digitalen Tools nachzudenken, die ich am häufigsten nutze.

Ich habe die Tools jeweils kommentiert und zum Teil ihre Bedeutung für mich erläutert.

📨 E-Mail: Zero-E-Mail ist mir wichtig. Die meisten Newsletter und E-Mails bearbeite ich innerhalb weniger Tage und übertrage sie in To-Do’s oder sammele sie in Ordnern und auf Readwise in meine Ideenliste. Seit rund 2 Jahren nutze ich dazu Microsoft Outlook für Mac im Office 365. Im April 2014 haben wir in meiner damaligen Agentur alles von Gmail auf Outlook Exchange umgestellt. Später entschieden wir uns für das Office 365. Bereut habe ich das nie.

📝 Notion: Auf Notion sammele ich meine Ideen und Notizen. Darin notiere ich mir beispielsweise, wann ich welche Beiträge auf LinkedIn schreiben will. Zudem habe ich über einen Workaround all meine Kindle Markierungen, PDF- sowie Bookmark-Notizen auf Notion gesammelt. Diese importiere ich automatisch über Readwise.

✅ ToDoist: Ohne die To-Do-Liste könnte ich meinen Arbeitsalltag nicht bewältigen. Ich übertrage all meine Aufgaben sehr schnell in To-Do’s und vergesse dadurch wenig. Dabei setze ich auf den Farbcode und übertrage die wichtigsten Anmerkungen, die sich aus E-Mails etc. ergeben, direkt in meine Todoist-Kommentare.

📷 Google Pixel Camera app: Ich nutze sie nicht nur zum Fotografieren, sondern auch zum Scannen so mancher Medien-Beiträge, die ich manchmal via ChatGPT analysieren lasse. Daraus entstehende Ideen halte ich auf Readwise fest.

🟦 Photo Management: Google Fotos: Dort sammele ich meine Fotos und sortiere sie in Ordnern. Auf diese Weise finde ich meine Fotos schnell wieder und kann sie gut bearbeiten. Ich bevorzuge seit vielen Jahren die Google Pixel Smartphones.

📆 Outlook Kalender: Darin halte ich meine Termine mit Farbcodes fest, sodass ich Kundentermine verbindlicher eintragen und bezahlte Aktionen sofort wiedererkennen kann.

📹 Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco Webex, GoToMeeting und immer seltener Skype

🔐 Password Management: Von Lastpass habe ich mich in der iOS-Welt verabschiedet. Seit 2 Jahren bin ich über 1Password ziemlich glücklich.

📖 RSS: Nach der Einstellung von Google Reader habe ich viele Jahre mit Feedly gearbeitet. Bis heute nutze ich noch hin und wieder das visuellere Flipboard. Allerdings konnte ich mehr mit Flipboard anfangen, als es sich noch mit Twitter verbinden ließ. Seitdem Elon Musk alle Bindungen zu solchen externen Tools gekappt hat, setze ich auf andere Alternativen wie Readwise. Darüber beziehe ich einige RSS-Feeds von Blogs und Newsletter-Angeboten und speichere gute Inhalte mit Tags dort.

🤝 Hubspot ist ein fantastisches CRM-Tool, mit dem ich seit vielen Jahren arbeite. Dort habe ich meine Kontakte alle gespeichert.

🔗 Browser: Sidekick und Google Chrome auf dem Mac Book, Safari auf dem iPad.

💬 Chat: WhatsApp nutze ich für manchen kurzen Austausch, außerdem biete ich über über einen WhatsApp-Kanal Corporate Influencer News als kleinen Newsletter an.

🔖 Bookmarks setze ich im Browser und vor allem auf Readwise.

📑 Read it Later: Pocket habe ich vor rund einem Jahr komplett durch Readwise abgelöst und alle Inhalte dorthin importiert. Auf diese Weise habe ich alle meine getaggten Informationen an einem digitalen Ort und kann dort auf die Zusammenfassungen aller Bookmarks zugreifen und jederzeit lesen. Ich gebe jedem neuen Bookmark einen Zeitcode, indem ich jeweils eine Zahl für einige Wochen verwende, derzeit beispielsweise den Tag 42 nutze. Auf diese Weise kann ich meine Tags auch zeitlich zuordnen und schneller neue Bookmarks wiederfinden.

📜 Microsoft Word nutze ich zum Texten und für so manche Notiz.

📝 AuthoredUp nutze ich für meine LinkedIn-Beiträge als Content Management System.

📈 Excel-Sheets für die Buchhaltung, Rechnungen und Datenanalysen.

📊 Powerpoint gehört zu meinem Alltag als Kommunikationsberater. Ich erstelle jede Woche zahlreiche Präsentationen.

🕒 Auf Mite halte ich meine Projekte fest und verwalte ich mein komplettes Zeitmanagement. Durch das Tracking weiß ich genau, wie lange ich für welche Aufgaben gebraucht habe.

📔 Dayone ist ein Journaling-App, in der ich seit 8 Jahren täglich meine Gedanken und Ideen festhalte. Darauf kann ich webbasiert wie über die App zugreifen und die kompletten Inhalte gut durchsuchen.

📚 95 Prozent meiner Bücher lese ich auf dem Kindle. Meine Notizen und Markierungen landen alle auf Readwise.

🛒 Shopping List: Auf Bring lassen sich Einkäufe in der Familie gut organisieren und systematisieren.

🍳 Pinterest ist wunderbar für Bookmarks von Rezepten. Dort finde ich meine Kochideen.

📰 News: Süddeutsche Zeitung, Frankfurter Allgemeine, Wirtschaftswoche, Spiegel, New York Times, Harvard Business Manager und für alle anderen digitalen Medien Readly (TV- und Video-Zeitschriften, Psychologie Heute, Börse online etc.) via App.

🎵 Musik: Spotify gehört seit vielen Jahren zu meinem Alltag.

🎙️ Podcasts: Google Podcasts wird eingestellt, deshalb bin ich gewechselt zu Spotify

📱 Social Media: Meine wichtigsten Kanäle sind LinkedIn, Threads, Bluesky (sporadisch), X (nur noch lesend und retweetend)

🎬 Auf Justwatch halte ich meine Filme und Serien fest, die ich gesehen habe.

✍🏻 Blog und Newsletter: WordPress (PR-Blogger) und Substack (Newsletter)

🗣️ Mein Audible-Abo nutze ich für viele Hörbücher. Dabei höre ich sowohl Romane wie Fachbücher gerne.

📚 Goodreads ist mein Bücherregal, in dem ich festhalte, was ich gelesen habe.

📺 Streaming: Netflix, Amazon Prime, Apple TV+, Paramount+, Disney+, Wow, Mediatheken von ARD, ZDF und arte.

🤖 Ich probiere viele KI-Tools aus, setze aber derzeit vor allem auf ChatGPT 4.0, Dall-E, Perplexity.ai und Midjourney.

Welche Tools sind Deine wichtigsten Begleiter im Leben?