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Erfolgreiches Projektmanagement: Ein Fall für gute Kommunikatoren

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Wie oft hören wir als Berater: In dem Fall lag das Projektmanagement bei der IT-Abteilung? Und jedes Mal denke ich wieder: Warum bei der IT-Abteilung? Welches Verständnis der Begriffe Management und Projekt herrscht bei den internen Auftraggebern? Projektmanagement sollte in die Hände guter Kommunikatoren gehören!

Montagmorgen: Peter Müller, gelernter „Fachinformatiker für Systemintegration“,  Mitarbeiter der unternehmenseigenen IT-Beratung und damit auch Projektleiter „Entwicklung Onlinekundenservice“, erklärt im wöchentlichen Meeting, dass die angedachte Deadline nicht zu halten ist. Informationen wurden nicht weiter gegeben. Damit verschieben sich Pre-Launch und Launch. Das muss jetzt nur noch der Führungsebene beigebracht werden.

Überrascht werden die allerdings nicht mehr sein. Dafür gab es in den vergangenen Jahren bereits zu viele Projekte, die überhaupt nicht oder zu spät abgeschlossen wurden. Aber woran liegt das?

Die (fehlende) Kompetenz von IT‘lern

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In der heutigen Zeit sind technisches Know-How und das Verständnis für Software und Systemintegration wichtige Kompetenzen. Gute IT‘ ler können echte Game Changer für Unternehmen sein. Social Media haben den Weg geebnet, um den Kontakt mit Kunden und Arbeitnehmern grundlegend zu verändern. Aber gutes CRM beispielsweise braucht eine gute Anbindung an bestehende Software und die technischen Prozesse. Soweit die technische Seite. Aber sind es nicht am Ende Menschen, die Technik und Software annehmen, bedienen und optimal einsetzen sollen?

Wie viele Programme kennen Sie, die in Unternehmen nur widerwillig verwendet werden?

Die (fehlende) Kompetenz von Kommunikatoren

Und genau hier kommen gute Kommunikatoren ins Spiel, die die Verwendung plausibel machen. Die Motivation und Nutzen hervorheben und Anwender frühzeitig partizipieren lassen. Jetzt sollen nicht alle ITler in einem Topf landen. Aber genauso wie die vielen Kommunikatoren, die von technischen Details nur bedingt Ahnung haben – genauso viele ITler gibt es, die kommunikative Schwächen beweisen. Und diese machen sich nicht erst bei der Operationalisierung, sondern bereits in der Projektentwicklung sichtbar.

Den Schwerpunkt Management

Viel zu häufig wird der Bereich Management bei Projekten außen vor gelassen. Die klassischen Phasen des Projektmanagements sind eher technischer Natur.

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Begriffe, die von Klarheit und Struktur geprägt sind. Es liegt also nah die Projekte in technische Hände zu geben.

Aber sollten wir den Schwerpunkt nicht mehr auf den Bereich „Management“ legen?

Projekte müssen sozialkompatibel sein

Geht es nicht viel mehr um die Managementelemente: Planung, Organisation, Führung & Kontrolle? Zugegeben: Auch nicht weniger technisch. Aber Organisation und Führung lassen bereits soziale Element vermuten. Wer führen will muss

  • Vertrauen aufbauen, um Loyalität zu gewinnen (idealized influence)
  • motivieren und die Leistungsbereitschaft steigern (inspirational motivation)
  • Selbständigkeit und Kreativität anregen (intellectual stimulation)
  • individuell fördern, um persönliche Fähigkeiten und Stärken weiter zu entwickeln (individualized consideration).

Am Ende geht es um die Einstellung von Einzelpersonen und die Kommunikation von Veränderungen auf den verschiedensten Ebenen. Und schnell landen wir beim Change Management.

Ohne Change Management kommen wir nicht aus

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Jede Veränderung der Arbeitsprozesse und der Unternehmenskultur erfordert das Managen von Veränderungsprozessen. Und so wundert es auch nicht, dass es zwei Ansätze für das Change Management gibt.

Wer es mit

  • Request for Change
  • Registrierung und Klassifizierung
  • Überwachung und Planung
  • Genehmigung
  • Ausarbeitung und Test

zu tun hat, der findet sich im IT Infrastructure Library (ITIL) wieder und wird wohl kaum Begeisterungsstürme beim einzelnen Kundenservicemitarbeiter hervorrufen.

Wer es allerdings mit

  • unfreezing
  • moving
  • und refreezing

zu tun bekommt, der findet sich im kommunikativ geprägten Veränderungsmanagement wieder.

Technische Entwicklung und neue Software sind unbedingt notwendig. Und trotzdem sind es am Ende die Menschen, die Projekte entwickeln und vorantreiben, aber die sie auch in den Regelbetrieb übernehmen müssen.

Beantworten Sie die Frage: Henne oder Ei?!

Am Ende müssen sich Unternehmen die Frage stellen: Geben technische Rahmenbedingungen unsere Arbeitsweise vor? Oder gibt die Arbeitsweise die Technik vor? Womit dann in der Regel auch die Fragen nach ITler oder Kommunikator beantwortet sein sollte.

Ideal: Ein Kommunikator mit tiefen IT-Kenntnissen. Liebe Unternehmen: Halten Sie diese Mitarbeiter und erfüllen ihnen möglichst jeden Wunsch. Sie sind Gold wert.

Allerdings sind wir damit sehr nah an der, zu oft gesuchten, eierlegenden Wollmilchsau, mit denen sich Unternehmen auch lächerlich machen können. Besser wäre ein übergreifend denkendes Team aus Kommunikation und IT.

Bildquelle: Business and Finance Concept Present By Jumping Through , DeiMosz, Shutterstock; Network engineer in server room show finger, YORIK, Shutterstock; Good morning, welcome to Change Management 101., Cartoonresource, Shutterstock.

  • Stefan Rosenträger

    Danke für den Beitrag, der jedem Projektmanager aus der Seele spricht! Klar, muss man als Projektmanager, gerade in kleinen Unternehmen, in gewisser Hinsicht die eierlegende Wollmilchsau sein. Wichtig ist letztlich, dass man die Fäden bei Projekten a) fest in der Hand hält und b) zusammenlaufen lässt, damit das Gesamtprojekt läuft. Gerade im IT-Sektor muss man auch intern erst gehörig aufräumen, damit Strukturen das Management von Projekten erst möglich machen. Hier trifft man wiederum häufig auf die allseits beliebten „Silos“ 😉

  • Gerhard Vollmann

    Der Beitrag hat es auf den Punkt gebracht. Henne oder Ei? – ob diese Frage jemals gelöst werden kann, steht in den Sternen. Ich habe mit beiden Konstellationen gute und weniger gute Erfahrungen gemacht. Aber eins ist sicher, zu einem erfolgreichen Projektmanagement gehört nicht nur das Wissen um Projektstrukturen und -abläufen. Vor allem sind Führungs-, Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenzen gefragt. Und dies in allen Projektphasen.

  • jensissel

    Offenbar habe ich mit dem Beitrag einen Nerv getroffen.
    Habe zwischendurch kurz überlegt, ob es neben Kompetenzen nicht auch einfach an der fehlenden Zeit liegt, die für Management und Führung solcher Projekte eingeräumt wird.
    Was meinen Sie?

    @1fed36b5298bc4afd02f3a9f5efe9c1b:disqus Was waren weniger gute Erfahrungen auf Seiten der Kommunikatoren? Wo müssten Kommunikatoren noch nachlegen?

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